Весной 2007 года наш первый магазин вынужден был переехать в новое помещение. Мне резко понадобились средства. Нужно было очень точно все рассчитать. Именно в этот момент в нашей компании появилась первая финансовая система.

До этого я вел простые таблицы ежедневных продаж без какого-либо прогнозирования. Денег хватало на выплату кредита, аренды, заработной платы. Успешный маркетинг позволял отодвинуть создание системы финансового планирования на будущее. Тогда у меня не было ни штатного бухгалтера, ни постоянного офиса. 

Для того, чтобы развиваться, необходимо было четко представить финансовую картину — сколько мы могли тратить, сколько вкладывать, когда и сколько мы должны заплатить поставщикам по товарным кредитам. Держать все в голове уже было невозможно. Мне нужна была система. Динамичная, наглядная, модель бизнеса.

Система была создана в обычном Excel’е. Подозреваю, что большинство небольших и средних компаний используют эту программу для финансового планирования. Преимущество Excel в том, что это не готовое решение, а всего лишь инструмент для работы, на основе которого можно сделать все, что угодно. Я за вечер сконструировал необходимую мне систему финансового планирования, которую мы с модификациями использовали до настоящего момента.

Какова была задача системы на первоначальном этапе? Спланировать расходы и доходы так, чтобы банально хватило денег.

Мне необходимо было наглядно представлять все финансовые потоки, запланировать платежи поставщикам, спрогнозировать выручку. Система должна была в онлайне показывать наше финансовое состояние и прогноз на будущее.

Как работала система? Эта была простая таблица Excel: в строках — даты, в столбцах — прогнозируемые и реальные доходы и расходы. В прошедшие дни заносилась реальная выручка. В будущем ставились прогнозируемые доходы. Это были пессимистические цифры по среднедневной выручке. Каждый день прогнозируемая выручка менялась на реальную. Розничная торговля, безусловно, дает больше возможностей для прогнозирования, чем, например, b2b-бизнес. 

Также разносились расходы. В таблицу ставились будущие платежи: аренда, платежи за товар, выплаты по кредиту. 

Таблица давала возможность экспериментировать, расставлять платежи так, чтобы ситуация была оптимальной. Можно было прикидывать — при какой выручке возможна покупка нового оборудования, принтера для бухгалтера, открытие нового склада.

Все текущие счета и незапланированные платежи также вносились в таблицу. Все деньги проходили через этот файл. Более того, система использовалась для планирования и утверждения ежедневных платежей между мной и главным бухгалтером, который появился у нас в компании в это же время. Платежи, которые были оплачены в банке отмечались специальным цветом. Каждый прошедший день «закрывался» — там должны были быть только реальные платежи, подтвержденные банком. 

Таблица использовалась как график оплат поставщикам по товарным кредитам, а также как график поступления средств от наших оптовых покупателей, которым мы также давали отсрочку. По сути, это была финансовая модель нашего бизнеса на одном листе. 

Наш главный бухгалтер, Александр Павлов, постепенно модифицировал систему. К настоящему моменту эта, уже огромная таблица, показывает не только наши доходы и расходы, но и средства на расчетном счете, наличные в кассах всех магазинов, и даже перемещения денег с помощью инкассаторов. Но несмотря на все это, она уже не устраивает нас. Изменения в компании достигли критической массы — необходимо кардинально модифицировать финансовую систему. Как и зачем?

В ближайшее время:

• Какая финансовая система нужна нашей компании на данном этапе?
• Рабочий Excel-файл старой и новой системы.