Мы разрабатываем собственную информационную систему. Почему мы пошли по дорогому и сложному пути, а не выбрали готовое решение? Мы хотим создать уникально решение, которое будет обслуживать именно наши бизнес-процессы. Существующие программы меня не устроили. В этой заметке я расскажу отрекинге заказов. Это очень важная часть будущей системы. Именно сейчас мы приступаем к разработке этого блока. Буду очень благодарен за советы и критику.Трекингомя назвал систему управления заказами в пиццерии. Суть системы заключается в том, что на каждом узловом участке производства происходит обмен информацией между исполнителями и информационной системой. Система предоставляет работникам только необходимые на конкретном этапе производства данные. Это снижает риски ошибок. Исполнители в свою очередь отмечают выполнение операций в системе. Система отслеживает выполнение заказов на всех стадиях.

Как все это работает на практике? На кухне размещаются планшетные компьютеры, подключенные с помощью Wi-Fi к нашему сайту. Напомню, что наша система будет работать как веб-сервис. На каждом участке производства на планшетниках выводится специальный интерфейс (см. далее). Пиццамейкер получает информацию о заказе и фиксирует свои действия на планшетах. Сделал пиццу, поставил пиццу в печку, отправил заказ – все это необходимо отметить в системе с помощью нажатия кнопки на экране, которые удобно расположены на кухне.

Задачи трекинга – повысить эффективность и сделать производство прозрачным. Система призвана снизить количество ошибок, уменьшить зависимость от человеческого фактора, повысить скорость работы, позволить выстроить производственный конвейер в часы пик. Это не только инструмент для повышения производительности, но и инструмент контроля. Система позволит отслеживать в режиме онлайн — с какой скоростью выполняются заказы, сколько по времени занимает каждый производственный этап (например, время от поступления заказа на кухню до момента, когда пицца помещается в печь). Все это позволит контролировать нормативы по скорости работы, оценивать качество работы смены, персонала, пиццерии в целом. Невозможно что-то улучшить, если нет объективной информации. А у нас такая информация будет.

Конечно, с небольшим объемом заказов справится любая пиццерия, работающая без информационной системы и четкой организации производства. Но при большом потоке заказов такое производство непременно будет давать сбои. А именно от того, насколько эффективно мы сможем выполнять большой объем заказов в часы пик, зависит наша итоговая уникальная прибыльность. Именно здесь скрыты огромные возможности. Конечно, информационная система не сотворит чудо сама по себе. Это всего лишь один из инструментов. Здесь должен быть комплексный подход. Даже без информационной системы мы наладили процессы так, что можем выполнить одновременно большое количество заказов. Например, мы можем спокойно принять заказ на 30 больших пицц, сделать и доставить в течение 60 минут клиенту. Это при смене в четыре человека. Такой опыт был. Попробуйте для интереса заказать за один раз 30 больших пицц в другой пиццерии? Информационная система позволит сделать бизнес-систему Додо еще более эффективной и прозрачной.

Так как наша система это фактически веб-сайт, с помощью системы трекинга за выполнением заказа смогут следить клиенты в Интернете. Заказы через сайт будут попадать на кухню мгновенно, потому что для нашей системы фактически нет разницы, кто сделал заказ — клиент на сайте, или оператор в пиццерии. После заказа на сайте клиент сразу же получит обратную связь о том, что его заказ принят в работу. Этот сигнал будет послан пиццамейкером на кухне, который нажмет кнопочку с названием пиццы на планшетном компьютере, подключенном к тому же сайту. Далее клиент будет следить за всем, что происходит с его пиццей. На каждом этапе пиццамейкер будет подтверждать в системе выполнение операций. Точно также за работой пиццерии сможет следить и менеджер, и директор.

Вместе с системой трекинга заказов мы планируем запустить конструктор пицц. У клиентов появятся возможности: 1) добавить или убрать ингредиенты в существующую пиццу, 2) сделать пиццу 50/50 — половина пицца будет одного рецепта, а другая половина – другого, 3) сделать полностью свою пиццу из наших ингредиентов. Внедрение конструктора невозможно без системы трекинга. Держать в голове уникальные рецепты клиентов без информационной системы просто невозможно. К тому же различные ингредиенты добавляются на разных стадиях изготовления пиццы. И учтите, что все заказы мы должны выполнять очень быстро, так как наша бизнес-модель основана на скорости. 

Я подробно расскажу о том, как будет работать система, о наших интерфейсах, которые мы попытались сделать максимально удобными для работы.

Все наши продукты с точки зрения производства делятся на три группы: **1. Сложные продукты 2. Полуфабрикаты 3. Простые продукты*Сложные продукты— это блюда, которые создаются для конкретного клиента после поступления заказа. Это, собственно, пицца, наш основной продукт.Сложные продуктыимеют больше всего стадий изготовления. После поступления заказа создается основа для пиццы из теста, затем пицца начиняется на специальной холодильной линии. Потом пицца помещается в печку. Готовая пицца разрезается, посыпается специями или поливается соусом в зависимости от конкретного рецепта, сервируется порционным соусом, который выбрал клиент.Полуфабрикаты— это заранее подготовленные продукты, которые для готовности нужно только поместить в печку. Технологическая цепочка в данном случае гораздо короче. Поступил заказ. Пиццамейкер достал из холодильника подготовленные заранее, например, додстеры и поместил в печку. Затем — упаковка и сервировка.*Простые продукты— их вообще не надо готовить. Они уже готовые. Это напитки или, например, чипсы.

Один заказ может состоять из нескольких различных продуктов. Например, некто Петр заказал три пиццы (сложные продукты), додстеры и картошку (полуфабрикаты) и четыре пива (простые продукты). Все эти продукты должны попасть в один заказ.

Вот, схема заказа на нашей кухне.

В августе мы полностью переделали кухню (расскажу позже об этом подробнее) для того, чтобы технологические процессы максимально удобно были организованы в пространстве.

Это схема нашей реальной кухни — горячего цеха. Как видите, процессы представляют из себя замкнутое «кольцо». На каждом узловом участке производства будет установлен планшетный компьютер, с помощью которого должна работать система трекинга. 

Далее на схемах цифрами обозначены номера планшетных компьютеров. Для каждого места разработан свой интерфейс, который должен решать конкретные задачи. Планшет № 1 — это интерфейс Приема заказа, о котором я рассказывал ранее.

Теперь о том, как будут выглядеть интерфейсы и какие задачи они будут решать.Интерфейс № 2Монитор находится над столом, где изготавливается основа для пиццы.

Все интерфейсы будут красивыми и цветными — веб-технологии позволяет все это реализовать. Что мы видим на этом интерфейсе?

В квадратиках находятся поступившие в производство пиццы**(1). Самый ранний заказ находится в левом верхнем углу. На данном этапе производства нам не важно, какую именно пиццу мы будем делать. Здесь мы только растягиваем заготовку из теста (как делается основа для додо-пиццы можно посмотреть здесь) и распределяем соус. Самой важной информацией на данном этапе являются — размер пиццы, тип теста и соус. Эти данные мы и выделяем в интерфейсе(2),(3). Каждый размер пиццы дополнительно маркируется цветом, чтобы снизить риски ошибок (заготовка диаметром 25 см — зеленый цвет, 31 — синий и 35 — красный). Соусы также имеют цветовые иконки. Название пиццы, номер заказа и продукта находятся внизу ячейки(4)**.

Когда в производстве не находится еще ни одной пиццы, все ячейки — белые. Для того, чтобы пиццамейкеру «взять» в работу пиццу, ему необходимо просто нажать на ячейку. Страница перезагрузится. Выбранная ячейка выделится серым цветом**(5)**. Если взять вторую по очереди пиццу, она также выделится серым цветом. Третья тоже выделится серым цветом. Если выбрать четвертую пиццу, то первая «уйдет» с экрана. Таким образом на экране может быть не более 3-х выделенных (то бишь выбранных) пицц. Подразумевается, что одновременно может изготавливаться не более 3-х основ для пиццы. Когда будет выбрана 4-я пицца, первая уже точно уйдет на следующий участок, где в пиццу попадает начинка.Интерфейс № 3Мониторы будут находится в конце линии, где «собирается» начинка для пиццы. На этом участке будет висеть минимум два планшетных компьютера. Каждый продукт будет попадать на отдельный монитор. Один продукт — один экран. Так будет быстрее отмечать готовность или брак пиццы. А главное на отдельном мониторе будет крупно выводится клиентский рецепт пиццы. Его надо четко видеть, чтобы ничего не перепутать.

Это два экрана.Справа— обычная пицца, наш стандартный рецепт, «Чизбергур-пицца» размером 31 см, но с добавлением экстра-сыра и кунжутными бортиками.Слева— пицца 50/50, на половину «Чизбургер», а наполовину — «Итальянская», с добавлением “кунжутных бортиков«. В верхнем левом углу — номер заказа и продукта в заказе.

На этом экране «Чизубргер пицца» 31 см с добавлением экстра сыра и кунжутных бортиков, а также добавлением и удалением некоторых ингредиентов.Все наши ингредиенты имеют кодовые обозначения. Каждый пиццамейкер должен выучить эти коды.Всиних квадратиках — ингредиенты, которые надо убрать из пиццы.Вжелтых — ингредиенты, которые надо добавить.Маслины (М) иВетчину (В) надо убрать, а Фету**(Е)иБекон(Б)добавить. Значокx2означает, чтоБ**екон надо добавить в двойном размере.

А это самый «навороченный» экран. Это пицца по клиентскому рецепту. Если в стандартом рецепте добавляются или убираются более 2-х ингредиентов, пицца автоматически становится «клиентским рецептом». Что нового на этом экране? Максимальное количество ингредиентов, которые может добавить клиент — 10. Есть ингредиенты, которые добавляются после печки (например, специи) — информация о нихнепоказывается на данном экране. Также выводится информация о соусе, который был добавлен на пиццу предыдущем этапе. Зачем? Чтобынеперепутать, так как может быть две «клиентские пиццы», но с разными соусами :) Красной палочкой обозначается сыр. Ингредиенты до красной палочки находятся под сыром, ингредиенты за красной палочкой на сыре. С первого взгляда интерфейс кажется сложным, но я его «читаю» за 2 секунды, так как знаю кодовые обозначения ингредиентов.

Когда пицца сделана, пиццамейкер нажимает на экране специальным стилусом, чтобы не пачкать монитор, большую зеленую кнопку «готово» и отправляет пиццу на следующий этап — в печку. Если же был допущен брак, нажимается кнопка «брак» и пицца возвращается на предыдущий этап и «встает» первой в очередь.Интерфейс № 4Монитор находится рядом с холодильником, где лежат полуфабрикаты. На этом экране отмечаются полуфабрикаты, которые попадают из холодильника в печку.

Как работает? Необходимо выбрать продукт, ячейка выделится серым цветом, после этого надо нажать кнопку «готово». На этом экране сразу можно выбирать несколько продуктов. После того, как продукт выбран и оператор нажал кнопку «готово», перезагружается страница и выбранные продукты исчезают с экрана.

Когда продукт «уходит» с одного экрана, он сразу же отображается на следующем.Интерфейс № 5Этот монитор расположен над упаковочным столом. На данном этапе продукты разрезаются, сервируются и упаковываются. На нем отображаются продукты, которые находятся в печке и только что из нее «вышли». Когда продукт упакован, пиццамейкер отмечает ячейку, тем самым «снимает» продукт с экрана.

Какая информация наиболее важная на данном этапе? а) Порционные соусы, которые добавляются в коробки к продуктам. б) Ингредиенты, которые могут добавляться или убираться после печки. Например, это могут быть специи — клиент попросил убрать орегано из рецепта. 

Порционные соусы маркируем цветом, а ингредиенты обозначаются кодами.

После того, как пиццамейкер «снял» продукт с этого экрана, автоматически распечатывается наклейка на принтере этикеток. На стикере — номер заказа. Стикер наклеивается на коробку. Коробка относится на тепловую полку в следующую зону.Интерфейс № 6Это последний монитор, который висит над тепловой полкой в зоне выдачи заказа курьерам. Здесь отдельные продукты формируются в заказы. Коробки складываются по номерам, которые находятся на стикерах (мы наклеили их на предыдущем этапе).

На этом экране отображаются уже не продукты, а заказы. Первая цифра в номере заказа это собственно порядковый номер заказа. Вторая цифра — это количество продуктов в заказе. Серым выделены полностью готовые заказы (это значит, что все продукты из заказа упакованы). Белые ячейки — ближайшие неготовые заказы и их статусы. Если в заказе есть хотя бы один продукт, который находится в печке, статус всего заказа — «печка».

Наши курьеры часто забывают напитки, поэтому везде, где возможно мы напоминаем, что в заказе есть «Напитки!». Когда приехал курьер, менеджер «заходит» в заказ — нажимает на конкретную ячейку и попадает на отдельный экран. Вот он.

Здесь менеджер выбирает курьера. Каждому курьеру присваивается при выходе на смену номер и выдается бейдж. На картинке выбран водитель № 6. Менеджер собирает напитки или другие простые товары (холодильник с напитками находится рядом с тепловой полкой, где ждут доставки пиццы и закуски). И нажимает кнопку готово. После этого заказ переходит в статус «доставка» и покидает пределы кухни…

Вот в общих чертах описание системы трекинга заказов на нашей кухне.*Как видите, наше производство больше похоже на маленький завод, нежели на ресторан с шеф-поварами :)*Я представил вам часть технического задания и интерфейсов, которое еще даже не видели наши разработчики. Буду рад вопросам, замечаниям, критике — все это позволит сделать окончательное задание и систему лучше прежде, чем мы начнем верстать и программировать. Спасибо!P. S. В понедельник опубликую наши финансовые результаты за сентябрь.