Когда-нибудь в нашей компании будет гениальный финансовый директор, но пока его нет. Финансовых директоров нет и в других небольших компаниях просто потому, что у них нет денег на содержание финансовых директоров. Но это не означает, что небольшой компании не нужны финансы. Финансы являются сердцем любого бизнеса. Это основа долгосрочного успеха и стабильности.

В малом бизнесе прибыль не только не просто получить, но порой ее и сложно посчитать, так как не хватает ни времени, ни ресурсов для полноценного учета. Мне всегда было очень важно знать, сколько и где мы реально зарабатываем, сколько и где мы теряем. Честно говоря, до августа я практически не считал нашу рентабельность, так как все силы были сконцентрированы на другом — на наладке текущей работы, продажах и производстве. К августу мы наладили бухгалтерский учет, элементарный товарный учет в Excel, была создана таблица движения денежных средств. Теперь мы можем видеть общую картину нашего бизнеса.

На данный момент у нас будет две контрольные точки — ежедневный и ежемесячный отчет.

Ежедневный отчет существует для того, чтобы видеть нашу эффективность в динамике. Он представляет из себя таблицу Excel, куда ежедневно вносятся следующие данные:

• выручка за день
• количество заказов
• средний чек
• доля заказов на доставку в общей выручке
• доля заказов на самовывоз в общей выручке
• себестоимость произведенной и реализованной продукции
• брак и списания за день
• стоимость трудовых ресурсов, задействованных в данную смену
• компенсация ГСМ водителям-курьерам
• расход электричества по счетчику в данную смену
• расход воды по счетчику в смену

В итоге ежедневный отчет показывает относительную рентабельность — эффективность конкретного дня, насколько выручка соответствует переменным расходам данного дня. Этот отчет позволит оперативно контролировать ситуацию. Расходы — это очень хитрый и коварный зверь, которого надо постоянно держать в ежовых рукавицах. Когда деньги будут потрачены, а ты не успел во время среагировать, будет уже поздно.

Как мы считаем себестоимость реализованной продукции? На данный момент все очень просто. Мы каждое утро снимаем остатки. У нас достаточно небольшой ассортимент в отличии от ресторанов с сотнями наименований закупаемых продуктов. У нас есть реальная возможность наладить полные ежедневные ревизии запасов. Разница между остатками на утро текущего и утро прошлого дня и есть реальный расход, включающий в себя не только продажи, но и брак, списания и прочее. Закупочная стоимость этого расхода это и есть себестоимость, показывающая нашу реальную производственную рентабельность. Надо следить за динамикой себестоимости. Если себестоимость выросла, значит что-то не так, необходимо проанализировать и найти причины. Например, мы проводим рекламную акцию, где продукция продается по сниженной цене. Либо в этот день были большие списания или брак. Причин может быть много.

Ежемесячный управленческий отчет существует для того, чтобы видеть полную картину месяца — структуру доходов расходов, ключевые показатели и финансовый результат. В первую очередь составляя управленческий отчет, необходимо определиться с учетной политикой. Как известно, существует два метода учета расходов и доходов — кассовый метод и метод начисления. Нельзя путать и смешивать два этих подхода.

Кассовый метод — выручкой или расходом считаются поступившие или ушедшие со счетов или из кассы предприятия деньги.

Метод начисления — выручка или расход начисляется тогда, когда у клиентов или предприятия возникают обязательства по оплате продукции или услуг. Чаще всего начисление происходит в момент отгрузки и получения продукции или предоставления услуг.

Для расчета нашего финансового результата был выбран метод начисления. На самом деле в нашем бизнесе движения денежных средства практически совпадают с поступлением товаров или услуг. 100% нашей выручки — это розница, поэтому мы не имеем дебиторской задолженности. Практически все товар мы покупаем либо в предоплату либо с небольшой отсрочкой платежа.

Для управленческого отчета мы разработали специальную таблицу, которая будет заполняться каждый месяц и показывать полную картину нашего бизнеса.

Выполняю обещание.

Итак, результаты августа.

EBITDA нашего бизнеса в августе — 22,19%, что составляет 206 920 рублей. Если говорить о чистом финансовом результате, то в августе мы были убыточны, так как вся полученная прибыль была вложена в бизнес — в покупку нового оборудования, перепланировку кухни и разработку информационное системы, а также выплату кредитов и процентов по кредитам. Несмотря на все это, текущие показатели после рентабельности в 3–4% книжного бизнеса, шокировали меня в хорошем смысле слова. Мы сделали хороший старт. Головокружения от успехов нет. Наоборот, есть осторожность и понимание, как увеличить нашу эффективность. Дальше будет еще интересней.