Для планирования платежей в книготорговом бизнесе мы использовали специальную таблицу “Финансы” в программе Excel. Изначально “Финансы” были созданы для прогнозирования денежного потока. Со временем таблица обросла дополнительными модулями с функциями управленческого учета, бюджетирования и управления товарными запасами. Почему и зачем мы создали такую таблицу — читайте здесь.
Я давно обещал опубликовать шаблон данной таблицы, но требовалось время для того, чтобы ее немного упростить, так как последний вариант нашей системы состоял из нескольких связанных файлов. Например, график платежей за товары был вынесен в отдельную таблицу, так как у нас было слишком много поставщиков. Это было удобнее. Категорийные менеджеры и бухгалтерия пользовались двумя разными связанными файлами.
В конце заметки вы сможете скачать красивый рабочий шаблон нашей финансовой таблицы. Вы можете использовать эту таблицу для управления платежами небольшой сети из 5 магазинов с офисом и складом, переделать ее, изучить, или просто поэкспериментировать. С помощью данного файла можно смоделировать работу и рентабельность небольшой торговой сети. В шаблоне вы найдете реальные данные нашей книжной сети за два месяца работы. Я убрал названия магазинов и контрагентов, период выбрал наугад в 2009–2010 годах, но все цифры настоящие.
Надеюсь, что шаблон поможет кому-нибудь в битве за прибыль.
Если кто-нибудь использует наши разработки в производстве полезного бизнес-софта, я буду только рад. У любимого Excel очень много плюсов. Это очень гибкая платформа, но при этом создание таких таблиц в этой программе — очень трудоемкая задача.
Таблица состоит из нескольких вкладок — Монитор, Деньги, Доходы, Расходы, и Итоги-Бюджет. Общее описание принципа работы читайте здесь.
Вкладка “Монитор”
Это вкладка, в которой сведены все данные по платежам в прошлом и будущем по категориям. Монитор позволяет оценить ситуацию — сможем ли мы выполнить все запланированные платежи при прогнозируемом объеме продаж.
Столбец Ресурс показывает — какими финансовыми ресурсами мы обладаем при прогнозируемых доходах и запланированных расходах.
Ресурс = Доходы текущего дня — Расходы текущего дня + Остатки всех денежных средств на конец прошлого дня — Минимальный остаток.
Минимальный остаток, условно 150.000 рублей (для нашей сети) — это остатки в кассах розничных магазинов, которыми нельзя воспользоваться при платежах, так как мы не можем проинкассировать кассы под ноль. К тому же торговля идет постоянно, поэтому в кассы постоянно поступают деньги, то есть мы никогда не можем воспользоваться сразу всеми деньгами, которые, казалось бы, есть у нас в наличии.
Если цифра в ячейке Ресурс отрицательная, значит денег не хватит в конкретный момент времени — значит надо двигать и перераспределять запланированные платежи.
Денег не хватает…
С помощью этой вкладки мы составляли графики платежей. Мы развивались, активно использовали товарные кредиты, всегда был дефицит денег, поэтому данная таблица очень помогала лавировать в сложные моменты.
Вкладка “Деньги”
На вкладке Деньги отображаются “места хранения денег” — центральная касса предприятия, расчетный счет и деньги, которые находятся под отчетом у сотрудников, а также “внутренние перемещения” денег между “местами хранения”. На самом деле у нас было три расчетных счета в разных банках (ВТБ24, Сбербанк и МБРР), но я упростил оригинальный файл.
Если правильно разнести все платежи в таблице, доходы и расходы (безналичные, наличные из кассы и “под отчета”), то в ячейках должны автоматически отображаться реальные цифры. Для меня это была своеобразная проверка работы бухгалтерии. Так например, цифры в наличной кассе должны были совпадать копейка в копейку с данными из таблицы.
Деньги, которые находились под отчетом у сотрудников, я рассматривал как некую “виртуальную кассу”. Выдача денег под отчет на конкретные цели не рассматривалась сама по себе как расход. Это было перемещение денег из одного места хранения в другое. Расход появлялся только после того, как работник отчитывался за потраченные деньги. При этом расход списывался из кассы “деньги под отчетом” и разносился на конкретную статью расходов и подразделение. Таблица позволяла всегда видеть — сколько денег находится под отчетом у сотрудников. Если сумма, по которой еще не отчитались, становилась критической — бухгалтер должен был решить эту проблему. Запускать ситуацию здесь было нельзя, так как по факту расходы могли быть больше, чем планировалось. Подотчетные средства могут стать настоящей “черной дырой”, если не контролировать эту “кассу”.
Если касса и расчетный счет в таблице совпадали с реальными данными, то бухгалтер, заполняющий таблицу красил ячейки зеленым цветом.
Вкладка “Доходы”
На вкладку “Доходы” вносились данные о дневной выручке, количестве чеков и инкассациях в розничных магазинах, а также поступлениях от оптовых клиентов. Остаток по розничным кассам рассчитывался автоматически и должен был копейка в копейку соответствовать реальному.
Магазины должны были сдавать в бухгалтерию кассовые Z-отчеты за каждую смену. Когда бухгалтерия получала отчет от конкретного магазина, ячейка с дневной выручкой окрашивалась в зеленый цвет. Прогнозируемые продажи будущего времени рассчитывались по формуле (средние дневные продажи данного магазина за последние 30 дней) либо выставлялись вручную.
Вкладки “Расходы”
(Операционные расходы, налоги, заработная плата — ФОТ)
Здесь фиксировались все платежи по расходам в прошлом и будущем. Всё, что раньше текущей даты — это уже свершившиеся платежи. Всё, что в будущем — это планируемые платежи.
Платежи по заключенным договорам, например договора аренды, выставлялись на год вперед. У меня в шаблоне данные только за два месяца, хотя в реальной таблице у нас были все планируемые платежи на год вперед. Все счета, которые поступали в бухгалтерию фиксировались в таблице. Бухгалтер разносил расход на определенное подразделение, а в комментарии к ячейке указывал контрагента, номер счета, договор. Я заходил в таблицу и уже сам ставил платеж на определенную дату, отмечая цветом, что платеж утвержден.
Я и бухгалтер находились в офисах на разных концах города, но при утверждении платежей мы могли даже не созваниваться. Я просто отмечал к определенному времени счета, которые надо было оплатить. Таблица находилась на сервере и доступ к ней у меня был из любой точки, где есть Интернет (например, в Турции).
Статьи расходов я разработал так, как мне было нужно для управленческого учета. Если у вас будут вопросы, я готов в комментариях к заметке объяснить интересующие вас детали.
Вкладка “Расходы Товар”
В реальности это была отдельная таблица, в которой менеджеры выставляли график платежей поставщикам за товар в зависимости от отсрочек. Дело в том, что товарные кредиты в книжно-канцелярской торговле очень распространены. Особенно в книгах, где оборачиваемость товара очень длинная — от 4 до 6 месяцев. Розничному продавцу книг не выгодно вкладывать деньги в товар на такой длительный срок, а без товарного запаса не будет выручки, поэтому в книжной торговле издатели идут на такие длинные кредиты.
У нас было около 60 поставщиков. У всех были разные условия — от 2 недель до 12 месяцев и полной реализации. Программа 1с Управление торговлей, к сожалению, не имеет реально работающего функционала для работы с отсрочками, поэтому мы создали свою системы в Excel.
Наш коммерческий отдел состоял из трех направлений — книги, канцелярский товары и медиа (потом еще короткий период было направление “сувениры”, но потом я ушел из компании). Каждым направлением занимался отдельный самостоятельный менеджер, который имел свой бюджет закупок и оплат. Каждый менеджер самостоятельно составлял график платежей своих поставщиков в зависимости от условий поставок, дат поступления товара и, когда не хватало денег, а это было часто, — приоритетов. Я выделял менеджерам бюджет на оплату поставщикам в зависимости от доли категории в продажах, сезона, планов, а уже менеджер сам решал как и кому платить. Каждый менеджер был замотивирован на максимальную прибыль своей категории и эффективность. В будущей заметке я напишу о системе мотивации, которая была у наших категорийных менеджеров.
Вкладка “Кредиты”
На этой вкладке находились платежи по кредитам — как поступления средств, так и выплаты.
Вкладка “Итоги. Бюджет”
На этой вкладке автоматически выводились итоги по движению денежных средств по категориям и подразделением, ключевые показатели. Здесь же составлялся бюджет по статьям и подразделениям, и отслеживалось его выполнение. Об этой вкладке я напишу в следующей заметке.
Я продолжу делиться практическими разработками, которые были сделаны, когда я занимался торговлей. Читайте в следующих “практических” заметках:
- система мотивации категорийных менеджеров;
— система мотивации директора по логистики;
— самодельная CRM-система;
— система управления цепочками поставок на основе Google Docs;
— бюджет;
— ключевые показатели торговли;
- как я управляю своими задачами и временем — моя практика.
Пишите в комментарии, если хотите, чтобы я написал о чем-то конкретном. Если у вас будут вопросы по финансовой таблице — задавайте в комментариях, отвечу — на все вопросы.
Если вам интересна торговля, вы можете также почитать:
История моей наценки.
Управление торговлей.
Теория двух магазинов
А вот моя первая финансовая таблица в торговом бизнесе, сейчас она мне кажется достаточно забавной :)- О том, как я создал модель своего бизнеса в программе Excel
А вот и сам файл :)
Шаблон платежного календаря Excel 2007 — рекомендуется!
Шаблон платежного календаря Excel 2003 (могут не работать некоторые формулы)
Для вашего удобства все ячейки с формулами защищены, чтобы случайно не удалить данные. Защиту можно снять — пароля нет. Внимание! Переносить ячейки прямым копированием в таблице нельзя — копируйте данные, но не ячейки, так как это может сбить формулы.
Замечательная таблица!
Работы проделанно много!
Главное что данные этой таблицы реальны, и это не “Демо” продукт, а рабочий вариант Финансового документа. Я сейчас путаюсь запустить бизнес процесы, основываяс на 1С “Упправление торговлей”.
В Excel есть явное преимущество, то что можно таблицу править не вникая в программирование.
По себе скажу строить систему сложно, главное что бы твои задумки выполнялись. Я рад за тебя Фёдор, что эти документы стали рабочим шаблоном, Вы и вся компания выполняла обязательство вести этот документ и паралельно вносит данные в 1С.
Спасибо за таблицу. У нас объемы, конечно, не те, но думаю таблица будет полезна.
Не думал, что в книготорговле наценка 60–70%. Всегда казалось, что должна быть X2 или X3.
День добрый!
Спасибо за рассказ. Появилось несколько вопросов.
1. Когда вводится факт, плановое значение теряется. Т.е. сопоставить план и факт невозможно. Не было такой необходимости? Задача решалось другими средствами? Или я что-то недопонял?
2. Не совсем ясен вот этот процесс: «Все счета фиксировались в таблице… Бухгалтер разносил расход на подразделение… Я заходил в таблицу и уже сам ставил платеж на определенную дату, отмечая цветом, что платеж утвержден». Ты и бухгалтер работали с одной таблицей? Т.е. сначала бухгалтер проставлял некую плановую дату, которую ты потом мог изменить?
3. Как я думаю, платеж в таблице может иметь несколько статусов:
— план без документов – счета от поставщика еще нет, но расход уже можно оценить;
— план с документами – получен счет от поставщика;
— факт не исполнен – платеж утвержден тобой, но еще не проведен банком;
— факт исполнен – платеж проведен банком.
Так оно и было? Или я усложняюсь и реальной потребности в такой системе статусов нет?
Максим, хорошие вопросы. Дело в том, что возможности Excel ограничены и многое то, что хотелось, нельзя было реализовать, поэтому мы пользовались тем, что есть. Денег и времени на разработку чего-то более удобного не было.
После того, как я ушел из компании (в начале лета 2010 года), я долго думал, чем мне заняться. Один из вариантов был — создание информационных систем и сервисов для бизнеса, так как я знал, что нужно и многое мы реализовали доступными средствами (Excel, Google Docs). Один из возможных проектов — удобная для малого и среднего бизнеса система управления финансами и платежами. Я долго думал, но в итоге выбрал общественное питание и традиционный оффлайн бизнес — мне это ближе. Но если кто-то занимается подобными разработками, я готов поделиться своим практическим опытом.
Да, плановое значение терялось. Необходимость сохранять эту информацию была, но возможности Excel реализовать это простым способом не позволяли. Очень острая необходимость была сохранять информацию о плановом сроке платежа при отсрочках платежа за товары.
Например, поставщик дает нам отсрочку 2 месяца на каждую поставку. После поступления товара менеджер вносит дату оплату — дата поставки + 2 месяца. Если мы двигали платежи этого поставщика, то график сбивался и мы уже не могли понять насколько мы нарушили отсрочку платежа по конкретной поставке.
Да, и я, и бухгалтер работали с одной таблицей. Бухгалтер фиксировал счета в таблице и ставил их на оплату на завтра (если в договоре с данным контрагентом не было оговорено другое), при этом новые счета бухгалтер выделял определенным цветом. А я уже заходил в таблицу видел новые счета, маркированные специальным цветом, и расставлял их так, как считал нужным. Бухгалтерия никогда сама не решала, когда и кому платить.
Все верно. В таблице мы разными цветами отмечали следующие статусы:
- план утвержденный с документами(есть счет или договор)
— план — примерный платеж (например заработная плата или налог)
— факт не исполнен – платеж утвержден, но еще не проведен банком;
— факт исполнен – платеж проведен банком.
Конечно, наша Excel система была некой моделью, суррогатом удобной информационной системы. Безопасности, например, никакой не было — можно было случайно удалить цифры или формулы. Не было уровней доступа к информации и так далее… Но все это вполне успешно работал под моим контролем :)
Федор, как рассчитывали средний товарный запас и себестоимость по магазинам?
На основании отчетов из 1с Управление торговлей
Хотелось бы скачать таблицу в формате эксель)))
Анна, таблицы и так в формате Excel. Только их надо распаковать из архива.
Спасибо за ответ!
Под статьей затрат “Инвестиционные расходы и Амортизация” имелись ввиду расходы на текущий ремонт?
Федор, спасибо за таблицу. Очень полезно.
Хотел бы узнать, а как вы справлялись с таким ассортиментом? С помощью каких программ (моделей) вы делали заказы, следили за остатками?
Спасибо, хоть у меня и абсолютно другое направления, кое что из концепции почерпнул.
Очень жду продолжения рассказа про погружение. :)
[…] расскажу на следующей неделе, даже опубликую свой план-проект запуска […]
Для такой системы учета может быть удобен сервис DropBox, подробно я его описал в блоге https://rekby.livejournal.com/25669.html
Этот сервис позволит синхронизировать Excel-таблицы между вами и бухгалтерами почти в реальном времени (задержка несколько секунд) и при повреждении/утрате восстанавливать его — сервис хранит каждое изменение файла за последний месяц.
Интересная таблица, решили переделать под себя.
Но нашли на вкладке “Расходы Налоги” пароль, который просто не снимается.
Есть еще хорошая финансовая таблица эксель на finxls.ru
Добрый день.
Пробуем внедрить вашу таблицу, и навести порядок в денежных потоках.
Но на вкладке “Расходы Налоги” установлен пароль.
Можете на почту сообщить пароль? Буду благодарна!
Добрый день.
Очень понравилась Ваша таблица, спасибо, что поделились :) Во вкладке “Расходы налоги” установлен пароль. Если можно, сообщите пожалуйста мне на почту, чтобы можно было снять защиту на листе. Заранее спасибо.
Добрый день.
Очень понравилась Ваша таблица, спасибо, что поделились :) Во вкладке «Расходы налоги» установлен пароль. Если можно, сообщите пожалуйста мне на почту, чтобы можно было снять защиту на листе. Заранее спасибо.
Доброго времени Федор!Ваша таблица-просто находка для меня. Я уже давно сам уже начал подобную табличку и все както не получалось скомпановать и синхронизировать.Теперь все будет доусовершенстаованно и адаптировано под нас. Вот только проблема та же что и у Коллег которые писали выше.Во вкладке «Расходы налоги» установлен пароль. Вышлите пожалуйста пароль чтобы не пришлось писать таблицу самому. ЗАРАНЕЕ БЛАГОДАРЕН ВАМ И ВСЕМ УЧАСТНИКАМ БЛОГА. Удачи Всем!!!
Добрый день Федор! Таблица супер! Я присоединяюсь к коллегам и прошу Вас выслать пароль, который установлен на вкладке “Расходы налоги”
Федор привет !
Я правильно понял , что часть таблицы заполнял бухгалтер , часть категорийные менеджеры и ты ? У категорийных менеджеров был доступ к бухгалтерской информации . тоесть они могли косячнуть и исправить какую нибудь цифру случайно .
Хотел узнать насколько надежно было вести в экселе , были ли случаи когда бухгалтер ошибалась и при проверке аудиторской вскрывалось что то .
Здравствуйте. Присоединюсь к вопросу о пароле на налоги.
спасибо вам за вашу работу.
Добрый день !
Не получается скачать файл , там файл отсутствует
Можете пожалуйста выслать мне на почту
kulchoro23@gmail.com
Добрый день!
К сожалению не получается скачать файл, ввиду его отсутствия.
Большая просьба направить на почту
k313ox@gmail.com
Заранее благодарен!
Федор, здравствуйте!
Просьба прислать ссылку на файл и прошу Вас выслать пароль, который установлен на вкладке “Расходы налоги”. Почта vip@urban1.ru
Заранее благодарю!
Хотел посмотреть и изучить таблицу, но не удается скачать
Буду благодарен, если кто нибудь вышлет на почту 7817708@gmail.com
Доброго дня, присоединяюсь к комментариям выше.
Файл не скачивается. Пришлите, пожалуйста, по возможности на эту почту: prokop131@mail.ru
Пришлите пожалуйста таблицы. Они не скачиваются, а тем очень интересная! goina.el@gmail.com Благодарю!
Добрый день.
К сожалению не получается скачать файл, ввиду его отсутствия.
Большая просьба направить на почту.
Заранее благодарна!
Очень-очень хочется получить таблицу avto.smorgon@gmail.com