После заметки о финансах, я получил множество писем с просьбой выслать исходный шаблон нашей финансовой таблицы. Я выложу данный файл в открытый доступ на следующей неделе. А сегодня расскажу о том, как мы управляли проектами.

Когда я работал в «Бук-Трейде», мы постоянно открывали маленькие и большие магазины и всегда стремились делать это в максимально короткие сроки.

Для того, чтобы все успеть, не забыть множество деталей и маленьких задач, для того, чтобы видеть проект визуально, для каждого проекта составлялась диаграмма Ганта в Microsoft Excel. Я использовал Excel, потому что эта программа позволяет гибко настраивать каждую таблицу под себя. Например, в диаграмму Ганта мы включали бюджет проекта, совмещая проектное и финансовое планирование. Я сразу отказался от специализированных программ для управления проектами, так как Excel был самым простым решением задачи, не требовал дополнительного обучения сотрудников, а главное — нам его вполне хватало.

Любой проект начинался с рисования таблицы-диаграммы, в которой обозначалась структура проекта, сроки и ответственные лица. Таблица утверждалась командой проекта, а задачи и сроки становились обязательными для ответственных лиц. Каждый участник проекта видел свои задачи и контрольные точки и знал, если он что-то затянет, это может повлиять на другие связанные задачи, на других людей и проект в целом. Таблица-диаграмма находилась в открытом доступе. Встречи по проекту проходили с помощью таблицы — в первую очередь проверялось состояние задач на текущую дату.

С помощью такого простого решения мы открыли множество магазинов в сжатые сроки, иногда даже ставили рекорды, запуская большие книжные менее чем за месяц!

А вот самое ценное в этой заметке — таблицы-диаграммы реальных проектов. Возможно, они помогут кому-нибудь при открытии нового магазина ;)

• Проект открытия магазина в Ухте (ноябрь 2008 года) (о магазине)
• Проект открытия магазина в Эжве (апрель 2010 года) (о магазине)
• Проект магазина в «Городе Мастеров» (апрель 2008) (о магазине) С бюджетом!
• Проект открытия магазина в Усинске (лето 2008) (о магазине)

*P.S. Для запуска «общепит-проекта» я также пользуюсь подобной любимой таблицей :) *

Скоро:

• шаблон нашей финансовой таблицы;
• как я управляю своим временем и задачами?

Мой Twitter.