За три года работы в нашей Компании создана своеобразная hand-made ERP-система из сочетания 1с, Microsoft Excel и сервисов Google. Проблема малого бизнеса заключается в том, что у небольших компаний нет денег для внедрения глобальных корпоративных информационных систем, а распространенные программы типа 1с слишком типовые, а для доработки “под себя” опять же нужны серьезные деньги, время и люди. А жизнь требует быть эффективным, иначе умрешь. Я хочу поделиться своим опытом создания ERP “на коленках” с вами.

Первое, что было внедрено в нашей Компании после торгового и бухгалтерского учета, — это система управления финансами. Все создавалось из жесткой необходимости, под “страхом смерти”. Анализируя сейчас историю наших инноваций, вижу, что толчками всегда были какие-то большие ошибки, которые мы пытались исправить и не допустить в будущем. Так, и с финансовой системой — она появилась после первого серьезного “кассового разрыва” в марте 2007 года. В начале года поставщики предоставили нам первые отсрочки. Мы набрали товара, а когда пришло время платить, денег не было. После этого была создана первая система планирования денежных потоков в Excel, которая в усовершенствованном виде используется в нашей компании и сегодня. Мы называем ее — система Финансы.

За время работы с системой у меня несколько раз возникали разногласия с главными бухгалтерами, которые ставили под сомнение использование данной таблицы. Все первичные данные заносились в систему бухгалтером, для которого это был по-сути двойной учет, некая новая система, которая отнимала время (сегодня на систему уходит до 1 часа в день рабочего времени). Но я настаивал. И меня в этом вопросе было не переспорить. Традиционный бухгалтерский учет не мог заменить финансового менеджмента, без которого нам было просто не выжить в условиях ограниченных финансовых ресурсов. Для настройки 1с под наши нужды потребовалось бы много денег и времени, а у меня не было ни того, ни другого, поэтому мы использовали гибкий Microsoft Excel для решения этой задачи.

Обычно считать и прогнозировать денежные потоки начинают тогда, когда денег не хватает. Два года назад я первый раз обратился в кадровое агентство для поиска главного бухгалтера. Мне нужен был не просто бухгалтер. Я хотел найти человека с финансовым мышлением, который бы мне помог развивать Компанию. Меня ждало огромное разочарование. Оказалось, что 99% кандидатов, которые работали главными бухгалтерами малых и средних сыктывкарских компаний, ничего не знают о финансовом планировании. Больше всего меня шокировал ответ главного бухгалтера одной достаточно крупной торговой компании. На вопрос “Как вы планируете платежи?” она ответила: “Собственно никак, директор подписывает счета, а потом они просто лежат в очереди на оплату. Бывает, что забываем кому-нибудь оплатить. Часто не хватает денег. Все держим в голове”. Должен констатировать, что какой-либо финансовый менеджмент в малом бизнесе просто отсутствовал.

Когда я внедрял систему, бухгалтер сначала не понимал — зачем же она нужна? Я говорил о том, что не хочу быть “слепым котенком”. Я хочу видеть и контролировать бизнес, видеть движение каждого рубля и реальную картинку — прибыль, расходы, доходы, а не движения счетов бухгалтерского учета.

Итак, что представляет из себя система нашего финансового учета. Все очень просто. 

Весной 2007 года необходимо было быстро создать систему, которая бы прогнозировала наши финансовые потоки в будущем, контролировать в настоящем и анализировать в прошлом. 

Я сделал большую таблицу в Excel, в которой проставлялись все планируемые доходы и расходы по дням. Дело в том, что выручку в розничной торговле можно прогнозировать. Я, например, знаю, что среднедневная выручка в таком-то магазине составляет 10000 рублей. Я проставил в колонке “выручка” пессимистический прогноз. В расходы внес все наши постоянные платежи, которые были привязны к конкретным датам — выплаты по кредитам, платежи по аренде и зарплате… Вся наша торговля уже была построена на товарных кредитах. Даты платежей за товар проставлялись в таблицу сразу после того, как к нам приходил товар. “1с.Торговля и Склад” в типовой конфигурации, кстати, не имеет функционала для работы с отсрочками. А наша финансовая таблица позволяла гибко выстраивать график платежей, исходя из планируемых доходов и постоянных расходов. 

Все было как на ладони! Появилась возможность заранее планировать платежи так, чтобы не случился кассовый разрыв, когда текущих денег не хватает для оплаты текущих обязательств. К тому же система была очень удобна для коммуникации с бухгалтером и финансового контроля. Финансовым управлением всегда занимался я сам. Каждое утро бухгалтер обновлял данные в таблице — заносил выручку, инкассации, поступления на расчетный счет. Все платежи, которые стояли на текущий день, бухгалтер оплачивал. Для этого не требовалось личного указания, я просто отмечал цветом в таблице платежи, которые были утверждены. 

Так же легко можно было контролировать движения денег. Цифры в таблице всегда должны были совпадать с реальными. В таблицу заносились только данные о движениях денежных средств — поступлениях денег, перемещениях и расходах, а остатки в кассах магазинах и на расчетном счете рассчитывались автоматически по формулам. Если где-то было какое-то несоответствие, сразу все было видно. Система дает возможность быстро все видеть и контролировать движение каждой копейки. Если данные из таблицы не совпадали с количество денег в кассе или на расчетом счете, значит что-то не так и надо искать ошибку, потерю данных или недостачу.

Данная система постоянно дорабатывалась и сегодня она представляет из себя большой файл Excel из нескольких листов, в котором отражаются все финансовые потоки нашей Компании. На данных этой таблицы сегодня работают различные дополнительные модули в виде связанных и сводных таблиц для управления закупками, товарными категориями, анализа эффективности розничной торговли, рентабельности каждого магазина, о которых речь пойдет в следующих заметках. И все это наглядно, и при этом просто настраивается и дорабатывается. Постепенно мы “прикрутили” к простому планированию платежей еще и бюджетирование, и возможности финансового анализа. Так все расходы в таблицы сегодня делятся сначала по категориям, затем по подразделениям, а затем по статьям. Например, счет за рекламу нашего магазина в Ухте, будет отнесен к категории “Операционные расходы”, подразделению “Магазин Ухта”, к статье “Реклама и маркетинг”. 

Финансы – это таблица денежных потоков — реальных и прогнозируемых расходов и доходов, а также движения денег между кассами организации. Также Финансовый календарь используется как календарь платежей Компании.

Для чего нужна таблица Финансы?
— для того, чтобы наглядно видеть сколько денег у нас будет в будущем при текущих расходах, сможем ли мы в определенный день сделать определенный платеж;
— для того, чтобы всегда знать, где лежат деньги и сколько их;
— для того, чтобы контролировать остаток наличных и безналичных средств в Компании;
— для того, чтобы контролировать, планировать и анализировать расходы по подразделениям и статьям;

Кто работает с таблицей Финансы?
Бухгалтер (контроллер) — внесение данных о доходах, внесение заявок на расходы, соответствующих бюджету.
Финансовый директор (в моем лице:) – утверждение расходов, корректировка дат, выставление приоритетов в платежах.
Главный бухгалтер – осуществление платежей. 

Строки таблицы представляют из себя дни, столбцы – статьи расходов и доходов, а также количество денег в различных местах хранения – кассах и на расчетных счетах в определенный момент времени. Все расходы и доходы организации, любое движение денег до копейки отражаются в таблице. При правильном ведении таблицы данные из него совпадают с остатками на расчетном счете и в кассах организации.

Наш финансовый календарь оперирует четырьмя понятиями – доход (поступление денег), расход (списание денег), место хранение денег (касса, расчетные счета) и перемещение денег между местами хранения.

Каждый магазин имеет прогнозируемую выручку, которую можно использовать в планировании расходов в будущем. Когда наступает текущая дата прогнозируемая выручка заменяется на фактическую. 

Все расходы, которые стоят в прошлом времени – это уже совершенные расходы. Расходы в ячейках будущего времени – это планируемые расходы. Расходы текущего дня – планируемые расходы, которые необходимо совершить. 

Доходы попадают в места хранения денег. Безналичные доходы сразу на расчетный счет в банке, наличные – в кассы магазинов. Деньги могут перемещаться с одного места хранения в другое: с кассы магазинов в центральный офис, из центрального офиса в банк, из кассы магазина сразу в банк с помощью инкассаторов. Все это отражается в таблице.

Каждая розничная точка имеет свою Кассу. В таблице отображается остаток по каждой конкретной кассе. Остаток по кассу является нарастающим итогом наличной выручки по данной точке за минусом перемещений денег из этой кассы, которые были сделаны ранее.

Все наличные доходы аккумулируются в кассах розничных точек, потом они могут быть перемещены в Центральную кассу либо сразу на Расчетный счет организации сторонними инкассаторами.

Перемещения денежных средств может быть двух типов:
— инкассация – перемещение денег из кассы магазина (или Центральной кассы) напрямую на расчетный счет с помощью инкассаторов, необходимо учесть, что сначала деньги забирают из магазина инкассаторы, а на расчетный счет они могут поступить не сразу;
— перемещение денег из касс магазинов в Центральную кассу собственными силами;
— сдача наличности из Центральной кассы в банк собственными средствами;

Подотчетники – это виртуальная касса наличных денег, она отображает процесс, когда человеку были выданы деньги по отчет, но реальные расходы он еще не совершил. После совершения расходов в систему заносятся расходы, которые списываются с кассы «Подотчетник». Если сотрудника компании получили подотчет по 1000 рублей и еще не отчитались по ним, то в кассу «Подотчетники» будет перемещено 2000 рублей из Центральной кассы.

Таблица Финансы является наглядной картиной движения денежных средств в Компании в будущем, и в прошлом. Она позволяет контролировать бизнес не только мне, но и акционерам нашей компании, хотя они не воспринимают данную таблицу как источник информации и хотят видеть только традиционный бухгалтерский баланс. 

Безусловно, что я создал некий двойной учет в Компании: один — в 1с, другой — в Excel, но без этого финансового учета мы бы не смогли развиваться и эффективно управлять денежным потоком. Excel не должен заменить 1с, он должен дополнять бухгалтерский и товарный учет в 1с. На этой таблице сегодня построено очень многое, и все это не может дать 1с в той конфигурации, которая есть. 1с — закрытая система, таблица же — система открытая, она позволяет видеть все ключевые показатели на одном листе и быстро настраивать все под себя. Конечно, у Excel есть много минусов. Один из них низкая безопасность — файл можно удалить, данные можно стереть, но в наших условиях ограниченных возможностей и больших потребностей — это самое близкое и просто решение. 

Я часто встречался с таким мнением. “Мы такие неэффективные, потому что у нас нет крутой информационной системы. Вот вложим много денег в систему и она сделает нас эффективными”. Никто не сделает вас эффективными, кроме вас самих. Если есть желание решить проблему, всегда можно найти выход.

В следующей заметке будут скриншоты и описание нашей таблицы Финансы, а также сам Excel шаблон. Буду рад вашим вопросам. А вы как управляете своими корпоративными финансами?