Управление проектами

комментариев 17

Я считаю себя не достаточно организованным человеком, поэтому всегда составлял планы, рисовал схемы, пытался вести планирование на компьютере. Я пробывал все возможные компьютерные программы для планирования времени и проектов от сложной Microsoft Project до простых планировщиков, распространяемых бесплатно. В итоге на практике я пришел к двум наиболее удобным и простым вещам — программе Exсel и ее аналогам (на данный момент я использую OpenOffice), и листу бумаги с карандашом (блокнот, ежедневник).

Карандаш и бумага

Сложные программы для ведения проектов только усложняют даже самый простой проект. 

Для отдельных проектов я впервую очередь составляю план действий на листе бумаги (так, наверное поступают 99,9% всех людей, затевающих проекты). Выделяю самые главные моменты. Каждое направление в последствии детализирую, а главное — расставляю приоритеты. 

Проект нужно увидеть сверху. Изначально его смоделировать. Понять, где могут быть сложные моменты, а что будет легко, что надо делать впервую очередь и без чего нельзя начинать этап.

Для еженедельного и ежедневного планирования я часто использую матрицу приоритетов. Данную матрицу можно использовать и для целых проектов. Все очень просто: рисуете таблицу из четырех ячеек. Ячейкам присваиваете следующие названия: 

  • важно и срочно
  • важно и не срочно
  • срочно и не важно
  • не важно и не срочно

Проект

И вписываете в каждую ячейку ваши дела. “Важные и срочные” дела делаются в первую очередь, во вторую — “срочные и не важные” и “важные, но не срочные”, а “не важные и не срочные” дела вообще не делаются. Эта простая схема может принести замечательные результаты в эффективном использовании времени.

Внутри проекта “Сила Ума” я выделил несколько мини-проектов (в теории проектов их, кажется, называют check-points):

  • (1) Кредит
  • (2) Помещение и аренда
  • (3) Торговое оборудование
  • (4) Товар (закупки, логистика)
  • (5) Персонал (набор, обучение)
  • (6) Реклама
  • (7) Налоги & законы

Безусловно, что эти мини-проекты пересекаются между собой, начало одного мини-проекта, например, “кадры”, может пересекаться с серединой проекта “торговое оборудование” и с началом мини-проекта “реклама”.

Таблица проекта в Excel.

Для более детального планирования я использую программу Excel. Все просто. Никаких наворотов и формул. 

Создаете таблицу. В строчках пишите все ваши дела, важные и не очень. В столбцах указываете даты в хронолгичесоком порядке. В ячейках цветом отмечаете те дни, когда вы планируете сделать соответствующее действие, указанное в таблице. Например, если вы собираетесь сходить в налоговую 10 октября, то ячейку на пересечении строчки “налоговая” и “10 октября” заливаете цветом. В результате получается матрица вашего проекта или, проще говоря, графический план :) 

Проект

Приходите утром на работу. Запускатет Excel и перед вами список дел, которые вам необходимо сделать сегодня, а также вы видите, что запланировано на неделю в целом, какие проекты отстают и что надо делать через 2 дня. Весь проект моделируется графически. Вам легко управлять и контролировать проект. Все процессы показаны наглядно. 

По-сути, это упрощенная система, на которой основаны все программы по управлению проектами. Мне так удобнее. Excel позволяет делать все быстро и гибко. Практически как листок с карандашом — можно быстро все почеркать и переделать.

Комментарии (17)

  1. Если Вам так удобно — я рад за Вас. Мне лично достаточно ежедневника настольного, либо телефонного.

  2. “Планировщик” пишется с одной “н”.

    Спасибо, самый грамотный друг (без иронии).

  3. Да обычный ежедневник плюс маленькая записная книжка, вот и все что нужно.

    То что нарисовано сверху — это кому-как нравится. Есть еще диаграммы Исикавы (лично я ими пользуюсь), а для управления товарными остатками (на самом деле тоже реальный действующий проект, на своем предприятии) лично я пользуюсь методикой ABX, основаной на числах Парето. Эту методику только начали преподавать в СГУ, в прошлом году слышал выступление студентки-отличницы с докладом в ТПП.

  4. Интересно :)
    Сам буду пользоваться, надеюсь, поможет. На самом деле, планирование — одна из самых важных составляющих в организации дела. Однако нельзя ни о чем заявлять 100%, т.к. планы могут рушиться, что совершенно может не зависеть от нас. Как в старом анекдоте — Знаешь как насмешить Бога? Рассказать ему о своих планах…

  5. В Экселе можно эту таблицу чуть модернизировать. Добавить 2 столбца: “Дедлайн” и “кол-во дней до дедлайна”. Считает он автоматически, это легко настраивается.

    Менее наглядно, чем оранжевые крестики, но более удобно, когда проект большой и долгий и столбцов очень много, вылазят за экран :)

    А самое оптимальное — это, конечно, их совмещение. Во всяком случае, мне так удобно.

  6. Для генерации идей очень советую Майнд-менеджер про. Можно скачать версия плюс крэки. И рисовать карты ума про силу ума (-:

  7. лично для себя — да, нормально работает, но как только один, два и тд работников — это уже проблема
    перепробовал массу систем управления и программ, считая повышение эффективности управления самым важным, сейчас юзаю манагера от ipi
    — просто тащусь от этой штуки, рекомендую попробовать. не для рекламы пишу, реально оказалось очень удобно управлять предприятием
    удачи
    ps. только что прочитал статью в секрете фирмы, потому и здесь — пять баллов!!!

  8. А дело ведь не в том на чем вести личное планирование, а как вести :)

    Хорошо об этом написано у Глеба Архангельского в “Тайм-Драйв”

    Главное — это не иснтрумент, а сам принцип ведения планирования и проектов.
    Я использую и MS Project и MS Outlook в связке с КПК.
    Каждый продукт заточен под определенные нужды.
    — Проджект — нужен на большие проекты, с большим количеством связанных и взаимосвязанных задач,
    — IPI.Manager — для простого управления небольшой группой сотрудников (использовал — продукт хороший, а вот разработчики — засранцы — релизы выпускают раз в полгода)
    — Excel — мне кажется неудобным — но это не более чем личное отношение

  9. Если представить что когда-то компьютеров небыло то собственная голова и карандаш — то само что надо.

  10. Относительно мнения о разработчиках IPI полностью согласен с Денисом. Мало того, что их заверения о быстром реагировании и релизах “точно в срок” — блеф, так еще приходится выявлять детские ошибки в их софтине и доказывать, что ты не верблюд, а это их система глючит!

  11. Да! А сейчас столько программ и онлайн и на телефон что для выбора нужно запланировать себе пол дня…)))

  12. В общем-то, диаграмма Ганта. Приятно, что столкнулся с этим постом, потому что, как раз, возник вопрос в надобности систематизации.

    Мне нравится, что в нашем мире всё просто: задаёшь вопрос миру — получаешь ответ.