Я считаю себя не достаточно организованным человеком, поэтому всегда составлял планы, рисовал схемы, пытался вести планирование на компьютере. Я пробовал все возможные компьютерные программы для планирования времени и проектов — от сложной Microsoft Project до простых планировщиков, распространяемых бесплатно. В итоге на практике я пришёл к двум наиболее удобным и простым вещам — программе Excel и её аналогам (на данный момент я использую OpenOffice), и листу бумаги с карандашом (блокнот, ежедневник).

Карандаш и бумага

Сложные программы для ведения проектов только усложняют даже самый простой проект.

Для отдельных проектов я в первую очередь составляю план действий на листе бумаги (так, наверное, поступают 99,9% всех людей, затевающих проекты). Выделяю самые главные моменты. Каждое направление в последствии детализирую, а главное — расставляю приоритеты.

Проект нужно увидеть сверху. Изначально его смоделировать. Понять, где могут быть сложные моменты, а что будет легко, что надо делать в первую очередь и без чего нельзя начинать этап.

Для еженедельного и ежедневного планирования я часто использую матрицу приоритетов. Данную матрицу можно использовать и для целых проектов. Всё очень просто: рисуете таблицу из четырёх ячеек. Ячейкам присваиваете следующие названия:

• важно и срочно
• важно и не срочно
• срочно и не важно
• не важно и не срочно

И вписываете в каждую ячейку ваши дела. «Важные и срочные» дела делаются в первую очередь, во вторую — «срочные и не важные» и «важные, но не срочные», а «не важные и не срочные» дела вообще не делаются. Эта простая схема может принести замечательные результаты в эффективном использовании времени.

Внутри проекта «Сила Ума» я выделил несколько мини-проектов (в теории проектов их, кажется, называют check-points):

1. Кредит
2. Помещение и аренда
3. Торговое оборудование
4. Товар (закупки, логистика)
5. Персонал (набор, обучение)
6. Реклама
7. Налоги и законы

Безусловно, эти мини-проекты пересекаются между собой: начало одного мини-проекта, например «кадры», может пересекаться с серединой проекта «торговое оборудование» и с началом мини-проекта «реклама».

Таблица проекта в Excel

Для более детального планирования я использую программу Excel. Всё просто. Никаких наворотов и формул.

Создаёте таблицу. В строках пишите все ваши дела, важные и не очень. В столбцах указываете даты в хронологическом порядке. В ячейках цветом отмечаете те дни, когда вы планируете сделать соответствующее действие, указанное в таблице. Например, если вы собираетесь сходить в налоговую 10 октября, то ячейку на пересечении строки «налоговая» и «10 октября» заливаете цветом. В результате получается матрица вашего проекта или, проще говоря, графический план :)

Приходите утром на работу, запускаете Excel — и перед вами список дел, которые необходимо сделать сегодня. А также вы видите, что запланировано на неделю в целом, какие проекты отстают и что надо делать через два дня. Весь проект моделируется графически. Вам легко управлять и контролировать проект. Все процессы показаны наглядно.

По сути, это упрощённая система, на которой основаны все программы по управлению проектами. Мне так удобнее. Excel позволяет делать всё быстро и гибко. Практически как листок с карандашом — можно быстро всё зачеркнуть и переделать.