Dodo IS. Часть II. Рабочие будни

комментария 2

Продолжение моей заметки о Dodo IS. Начало здесь:

На прошлой неделе мы открыли пиццерию и приняли новых сотрудников на работу. Сегодня мы продолжим знакомство с Dodo IS и блоком Персонал. Посмотрим, какие ежедневные рутинные операции выполняют сотрудники пиццерии, и как Dodo IS помогает им в этом.

Медицинская книжка

Сотрудникам с просроченной медицинской книжкой запрещено выходить на работу. Dodo IS следит за тем, чтобы все сотрудник были в строю и вовремя проходили медицинские осмотры.

1_650

Теперь представьте, что в один день на работу выйдет 15 опытных пиццамейкеров, а на следующий день всего 2 стажёра. Вопрос на засыпку: в каком случае качество и эффективность работы будет выше?
Правильно, ни в каком. В первом случае работники, скорее всего, будут стоять без дела. А во втором — метаться по кухне, пытаясь всё успеть.

Что же делать, чтобы такие ситуации не происходили? Наше решение — график смены, то есть оптимальная расстановка сотрудников по позициям. Инструмент создания графика получился достаточно мощным. Посмотрим, с чего всё начинается…

Личный кабинет. Карта возможностей сотрудника

В круглосуточной пиццерии всегда три смены: утренняя, вечерняя и ночная. Таких пиццерий по всей сети пока только три (в Сыктывкаре, Челябинске и Самаре). Остальные работают в две смены: утреннюю и вечернюю. Когда начинаются и заканчиваются смены, решает управляющий.

2_650

Мы создали Личный кабинет сотрудника. Пока только для работников кухни, но совсем скоро с ним смогут работать и наши курьеры.

3_650

Здесь сотрудник планирует свои смены. Для этого он заполняет Карту возможностей — календарь, в котором отмечает время, когда он работать не может.

4_650
Увеличить

Но заявить о своих пожеланиях необходимо заранее, до наступления контрольного срока. Иначе система посчитает, что сотрудник может работать в любое время.

5_650
Увеличить

Контрольный срок — последний день периода планирования Карты возможностей. А период в каждой пиццерии свой.

6_650

Кто никогда не заполняет Карту возможностей, так это стажёры. Dodo IS позаботилась о них. Когда для нового сотрудника заводится Личная карточка, автоматически заполняются его возможности: стажёр может работать утром и вечером.

Сводная карта возможностей

Возможности всех сотрудников собираются в одном месте, в Сводной карте возможностей. Здесь показано время, когда сотрудники могут работать. Внезапно невозможность в Личном кабинете превратилась в возможность в Сводной карте.

7_650
Увеличить

В каждой пиццерии есть сотрудник, ответственный за составление графиков смен, — менеджер по графикам (эту функцию может выполнять и директор пиццерии). Что входит в его обязанности? Менеджер просматривает Сводную карту возможностей и при необходимости вносит в неё правки. Например, убирает смены заболевшего сотрудника.

Ячейки можно помечать разными цветами для удобства. Например, красный цвет — выходной день, зелёный — обязательная смена, жёлтый — возможный выходной. Здесь менеджер видит, сколько часов отработал каждый сотрудник. Исходя из этого, уже решает, ставить его в график или дать выходной.

Настройка позиций

А на каких позициях работают сотрудники?

8_650

Для каждой производственной станции указываются категории сотрудников. Станциями называются ключевые участки нашего производства. Мы можем менять и добавлять станции в зависимости от размера и специфики пиццерии (например, в формате Dodo Pizza Express нет доставки).

9_650
Увеличить

Зачем это нужно? Когда менеджер будет составлять графики смен, система подскажет ему подходящих работников на соответствующие позиции. Подробности чуть ниже.

Составление графика

И вот он, график смены.

10_650
Увеличить

Для удобства менеджера также можно просмотреть графики на неделю.

11_650
Увеличить

Dodo IS подсказывает, кого можно поставить в график в выбранную смену. Эта информация поступает из Сводной карты возможностей.

12_650 (1)

Увеличить

Также система рекомендует оптимальное количество человек для каждой позиции на каждый час, исходя из статистики продаж и целевой производительности труда.

13_650
Увеличить

Например, в 8 утра заказов мало, и большого количества сотрудников не требуется. А вот в пиковые часы, когда поток заказов большой, необходима подмога. При этом сотрудник может выйти на смену в 12 утра и отработать не 8 часов, а 6. Система в этом плане очень гибкая.

14_650
Увеличить

В пиццерии все сотрудники универсальные, то есть они могут работать на любой позиции. Так что нет ничего удивительного в том, что менеджер всю смену нарезает овощи в холодном цеху. Dodo IS запоминает, кто на какой позиции отработал смену.

15_650
Увелчить

График можно корректировать. Например, переместить сотрудника на другую позицию.

16_650
Увеличить

А комментарии помогают понять, например, почему инструктор вдруг стал менеджером.

17_650
Увеличить

Личный кабинет. Просмотр графика
Графики составляются на будущее, так что сотрудник заранее может просмотреть свой график работы в Личном кабинете. Он сразу видит, что ждёт его завтра: с кем он будет работать, в какое время и на какой позиции.

18_650
Увеличить

Личный кабинет. Контакты коллег
В Личном кабинете сотрудника есть справочник контактов.

19_650
Увеличить

Зачем он нужен? Для тех ситуаций, когда срочно необходимо найти себе замену или обратиться к Управляющему. Контакты руководителей легко изменяются в интерфейсе Управляющего.

20_650

Итак, наступил рабочий день… Кто такой Менеджер смены? Какие у него обязанности в пиццерии? Как бесплатно пообедать? :) Читаем.

Приём на смену
Сотрудника встречает Менеджер смены. Ближайшие 8 часов он управляет всеми процессами в пиццерии. Менеджер заранее знает, кто и во сколько должен выйти на смену, ведь у Менеджера смены есть мобильный планшет, с помощью которого он работает с Dodo IS…

21_650
Увеличить

Одним касанием он разрешает начать работу.

22

Dodo IS выделяет тех, кто опоздал.

23

В особо загруженные часы менеджер может вызвать на подмогу сотрудника вне графика. И система потребует подтверждения этого действия, чтобы исключить ошибку.

24

Dodo IS фиксирует время принятия на смену, подсчитывает время работы. Всё это пригодится для расчёта зарплаты. А потом начинается самое интересное, но об этом в 3 части. Между тем, пришло время обеда.

Обед

Мы обеспечиваем питанием наших сотрудников во время смен. Система разрешает сотруднику пообедать уже через час после начала смены. Но когда дело касается еды, всё становится очень серьёзно. Не все могут рассчитывать на бесплатный обед. Если смена короткая, то на обед можно и не рассчитывать. В других случаях решение вопроса отдаётся менеджеру смены.

25

А что на обед? Собственными руками изготовленная пицца или закуска. Впрочем, меню для персонала в каждой пиццерии своё.

26

После обеда с новыми силами снова за работу. А что происходит в конце рабочего дня?

Закрытие смены

Кассир сводит кассу. Иногда возникают проблемы с расхождением сумм в кассе и в отчёте. Для таких случаев система собирает информацию о возвратах продуктов и не напечатанных чеках. И вопрос решается за считанные минуты.

28

В конце смены менеджер сверяет сумму денег, полученную курьером от клиентов, с данными в системе. Так исключается воровство. Dodo IS строго следит за количеством доставленных заказов. Эта информация нужна для расчёта зарплаты курьера.

29

Закрытие смены — суматоха: одни сотрудники выходят на смену, другие — уходят. Чтобы менеджер всё успевал, смены некоторых категорий сотрудников закрываются автоматически. Всё это настраивает администратор подразделения (Управляющий).

30_650

Но всегда есть возможность закрыть смену вручную.

31_650
Увеличить

Продление смены
Иногда смену сотруднику нужно продлить. Dodo IS умеет и это.

32_650
Увеличить

Редактирование времени работы
Дополнительное рабочее время обязательно учитывается и фиксируется Управляющим, потому что это дополнительные расходы, не запланированные в графике. Здесь стоит напомнить, что labour cost (стоимость труда) один из главных “костов” в нашем бизнесе :)

33_650

Личный кабинет. Статистика
А не забыл ли менеджер продлить смену? Каждый сотрудник может проконтролировать это в Личном кабинете, ведь рабочие часы это заработная плата. Статистика показывает количество отработанных часов за любой период времени.

34_650
Увеличить

Личный кабинет. Отзыв
Здесь же, в Личном кабинете, сотрудник может оставить отзыв о работе: пожелание, жалобу или предложение. Кстати, Dodo IS разрешает ябедничать анонимно :)

35_650

Все, без исключения, сообщения прочитает директор пиццерии. Он отреагирует на жалобу, рассмотрит предложение и учтёт пожелания. Таким образом в коллективе сохраняется дружеская и доверительная атмосфера.

А завтра новый день, новые возможности.

На этом наше знакомство с блоком Персонал заканчивается. Через неделю вы узнаете о том, как заказ поступает в пиццерию, готовится на кухне и доставляется клиенту. Мы будем рады вашим вопросам и комментариям.

Читайте также:

Алёна Тихова

Почитать больше про Dodo IS:

Стратегия развития компании и место продукта Dodo IS

Комментарии (2)

  1. Федор, по секрету, когда вы планируете сделать отдельную кастомизируемую версию CRM для общепита (или вообще малого бизнеса) и продавать ее? Я бы купил.

  2. Федор, по секрету, когда вы планируете сделать отдельную кастомизируемую версию CRM для общепита (или вообще малого бизнеса) и продавать ее? Я бы купил.

    Вот и я то же давно советую выпустить независимое ПО для пиццерий, и с небольшой переделкой для суши, пирогов и прочих вариантов доставки.
    Само ПО надо сдавать в аренду, без передачи кода, на своих серверах, самим организовывать внедрение, обучение персонала и проводить прочий необходимый консалтинг и тех поддержку. 

    Такой софт рано или поздно все равно на рынке появиться, так зачем упускать явную выгоду, тем более что именно такими задачами может заниматься в будущем команда разработчиков Додо ИС через пару лет, когда основные задачи будут решены.

    Или им поланируют выколоть глаза, как строителям храма Василия Блаженного? :)