Финансовая система

комментариев 14

Весной 2007 года наш первый магазин вынужден был переехать в новое помещение. Мне резко понадобились средства. Нужно было очень точно все рассчитать. Именно в этот момент в нашей компании появилась первая финансовая система.

До этого я вел простые таблицы ежедневных продаж без какого-либо прогнозирования. Денег хватало на выплату кредита, аренды, заработной платы. Успешный маркетинг позволял отодвинуть создание системы финансового планирования на будущее. Тогда у меня не было ни штатного бухгалтера, ни постоянного офиса. 

Для того, чтобы развиваться, необходимо было четко представить финансовую картину — сколько мы могли тратить, сколько вкладывать, когда и сколько мы должны заплатить поставщикам по товарным кредитам. Держать все в голове уже было невозможно. Мне нужна была система. Динамичная, наглядная, модель бизнеса.

Система была создана в обычном Excel’е. Подозреваю, что большинство небольших и средних компаний используют эту программу для финансового планирования. Преимущество Excel в том, что это не готовое решение, а всего лишь инструмент для работы, на основе которого можно сделать все, что угодно. Я за вечер сконструировал необходимую мне систему финансового планирования, которую мы с модификациями использовали до настоящего момента. 

Какова была задача системы на первоначальном этапе?
Спланировать расходы и доходы так, чтобы банально хватило денег.

Мне необходимо было наглядно представлять все финансовые потоки, запланировать платежи поставщикам, спрогнозировать выручку. Система должна была в онлайне показывать наше финансовое состояние и прогноз на будущее.

Как работала система?

Эта была простая таблица Excel: в строках — даты, в столбцах — прогнозируемые и реальные доходы и расходы. В прошедшие дни заносилась реальная выручка. В будущем ставились прогнозируемые доходы. Это были пессимистические цифры по среднедневной выручке. Каждый день прогнозируемая выручка менялась на реальную. Розничная торговля, безусловно, дает больше возможностей для прогнозирования, чем, например, b2b-бизнес. 

Также разносились расходы. В таблицу ставились будущие платежи: аренда, платежи за товар, выплаты по кредиту. 

Таблица давала возможность экспериментировать, расставлять платежи так, чтобы ситуация была оптимальной. Можно было прикидывать — при какой выручке возможна покупка нового оборудования, принтера для бухгалтера, открытие нового склада.

Все текущие счета и незапланированные платежи также вносились попадали в таблицу. Все деньги проходили через этот файл. Более того, система использовалась для планирования и утверждения ежедневных платежей между мной и главным бухгалтером, который появился у нас в компании в это же время. Платежи, которые были оплачены в банке отмечались специальным цветом. Каждый прошедший день “закрывался” — там должны были быть только реальные платежи, подтвержденные банком. 

Финансовая система

Таблица использовалась как график оплат поставщикам по товарным кредитам, а также как график поступления средств от наших оптовых покупателей, которым мы также давали отсрочку. По-сути, это была финансовая модель нашего бизнеса на одном листе. 

Наш главный бухгалтер, Александр Павлов, постепенно модифицировал систему. К настоящему моменту эта, уже огромная таблица, показывает не только наши доходы и расходы, но и средства на расчетном счете, наличные в кассах всех магазинов, и даже перемещения денег с помощью инкассаторов. Но несмотря на все это, она уже не устраивает нас. Изменения в компании достигли критической массы — необходимо кардинально модифицировать финансовую систему. Как и зачем?

В ближайшее время: 

  • Какая финансовая система нужна нашей компании на данном этапе?
  • Рабочий Excel-файл старой и новой системы. 
  • Комментарии (14)

    1. Ну теории, думаю, тебе хватает :)))
      На практике же всегда возникают проблемы: погружаясь в рутину текучки вырулить системные перекосы достаточно проблематично.
      Так что только шаг за шагом… Три ключевых направления:
      1. Привлечение проф. аудиторов для прорисовки налоговой схемы и принципиальной схемы налогового документооборота.
      2. Снижение трудоемкости процесса учета: классификация статей затрат, клиентов, товаров для 1-С и начала нового учетного периода с более глубоким уровнем аналитики; максимальная автоматизация ввода и обработки данных о поступивших книгах (накладные). Автоматизация процедуры предварительного заказа книг и “напоминаний” работникам о необходимости все-таки реагировать на клиентские запросы …
      3. Определение необходимого и достаточного уровня оперативности и глубины. Можно увлечься и парализовать работу — работники будут завалены оперативными отчетами :)))
      А по теории — у тебя есть довольно занятная и простая книжка:
      http://www.ozon.ru/context/detail/id/2760632/
      ну и ее более фундаментальные продолжения.
      Интересных методик много… Вот только руки ни у кого не доходят. :)))

    2. КомиКадзе написал:

      Ну теории, думаю, тебе хватает :)))
      Интересных методик много… Вот только руки ни у кого не доходят. :)))

      Времени на теорию не всегда хватает. Нужно очень оперативно реагировать на ситуацию. Есть общие представления, понимание логики процессов, а решение создается пока под конкретную ситуацию на основе ежедневного опыта. 

    3. КомиКадзе написал:

      Привлечение проф. аудиторов для прорисовки налоговой схемы и принципиальной схемы налогового документооборота.

      C налогами вопросов нет — есть законы, там все понятно. 

    4. Всё знакомо, и всё в целом правильно. Совет: создайте где нибудь (хоть в том же экселе рядом с основной таблицей) еще одну таблицу — структуру себестоимости (если еще не создали). Интереснейшая вещь, дающая много пищи для размышлений. 

      Плюс попробуйте составить финплан не на месяц вперед, а хотя бы на полгода. Хотя с вашими темпами развития он , я думаю, безнадежно устареет через квартал, это отличный опыт. Который учит не ставить в план “пессимистические цифры по среднедневной выручке” (с).

      “Розничная торговля, безусловно, дает больше возможностей для прогнозирования, чем, например, b2b-бизнес. ”

      не факт. В БитуБи как правило клиента знаешь в лицо, и ориентируешься его планы, объемы, месячные потребности и пр. В рознице — основной ориентир- только среднедневная плановая выручка. Которая сегодня 1000, завтра 15000…а среднедневная за месяц- 8000 получается))

      “C налогами вопросов нет — есть законы, там все понятно.” 

      Ничего там не понятно, и вопросов на самом деле горы…

    5. Опять в точку. Действительно excell на определенном этапе не позволяет обрабатывать большие объемы информации. А между тем многие этим грешат. Скажем, в моём понимании, когда таблица выросла до 1000 строк и столбцов более 100, то уже нужен другой продукт. А вот где его взять я думаю Фёдор ответит нам, не так ли?

    6. Дмитрий написал:

      Всё знакомо, и всё в целом правильно. Совет: создайте где нибудь (хоть в том же экселе рядом с основной таблицей) еще одну таблицу — структуру себестоимости (если еще не создали). Интереснейшая вещь, дающая много пищи для размышлений. 

      Что вы подразумеваете под структурой себестоимости? Контроль за рентабельностью?

      Плюс попробуйте составить финплан не на месяц вперед, а хотя бы на полгода. Хотя с вашими темпами развития он, я думаю, безнадежно устареет через квартал, это отличный опыт. Который учит не ставить в план “пессимистические цифры по среднедневной выручке” (с).

      У нас финансовый “план” до сих пор действует тот, который был создан весной. Туда просто добавляются магазины и другие колонки, то есть он уже около 6-ти месяцев и существует. Он не мог на месяц составляться, потому что у нас только товарные кредиты доходят до 3–4 месяцев. 

      Планом нашу систему называть в принципе нельзя, так как это скорее система прогнозирования движения денег, а не план действий.

      “Розничная торговля, безусловно, дает больше возможностей для прогнозирования, чем, например, b2b-бизнес. ”

      не факт. В БитуБи как правило клиента знаешь в лицо, и ориентируешься его планы, объемы, месячные потребности и пр. В рознице — основной ориентир- только среднедневная плановая выручка. Которая сегодня 1000, завтра 15000…а среднедневная за месяц- 8000 получается))

      Полностью не согласен. Я работал долгое время в b2b бизнесе (в рекламе). Там прогнозировать можно, но гораздо сложнее, чем в рознице. Каждая сделка — это индивидуальная работа. Там больше вероятности случайностей и отклонений. В рознице все по-другому. Если система запущена и она работает, я точно знаю, что магазин N в месяц принесет не менее, допустим, 8000 руб. в день в среднем. И могу на эти деньги рассчитывать и что-либо планировать.

      Вот вам пример. Маленький магазин. Допустим 10-го в магазине зарплата. Директор 8-го числа оплачивает товар поставщикам, в кассе — 0 рублей, но он знает, что за два дня до 10-го числа в магазине скопится достаточное количество наличной выручки, чтобы выдать заработную плату. В b2b нельзя быть таким уверенным. Клиент может просто “пропасть”…

      “C налогами вопросов нет — есть законы, там все понятно.” 

      Ничего там не понятно, и вопросов на самом деле горы…

      Вопросы есть, но они решаемые. Придумывать систему не надо. Надо просто делать все по правилам.

    7. Опять в точку. Действительно excell на определенном этапе не позволяет обрабатывать большие объемы информации. А между тем многие этим грешат. Скажем, в моём понимании, когда таблица выросла до 1000 строк и столбцов более 100, то уже нужен другой продукт. А вот где его взять я думаю Фёдор ответит нам, не так ли?

      Павел, я тебя разочарую, но это будет опять же Excel. Но это времененно решение. Безусловно. Сейчас просто нет времени, чтобы долго внедрять что-то более сложное. + Я думаю, пока Excel справится. Мы модифицируем систему, и параллельно начнем искать готовое решение, потому что через 2–3 месяца Excel опять устареет :)

    8. Не оставляйте отечественного программиста без работы — давайте ему задание. ;) xcel и 1c — это одно, а индивидуально продуманная и реализованная система — совсем другое. Особенно если она реализована с использованием web-технологий и логики он-лайна, с двумя сопряженными отсеками — внутренним (корпоративный портал) и внешним (онлайн-витрина). А если еще привлечь экономиста-статистика, то вообще можно поднять технологическую сторону бизнеса до небывалых высот.

      Правда, дорого это. :) Поэтому для начала — хотя бы xcel и 1c.

    9. (но с твоими, Федор, “федеральными” планами тебе однозначно придется искать решение этой задачи — то ли купить готовую систему автоматизации бизнес-процессов, то ли разрабатывать свою)

    10. “Что вы подразумеваете под структурой себестоимости? Контроль за рентабельностью?”

      Себестоимость всегда структурировалась с помощью определенного набора статей, принятого в методике экономического анализа:) Расходы на оплату труда, арендные платежи, транспортные расходы и прочее — составляют себестоимость. Структура себестоимости — их соотношение. Контроль за рентабельностью — другая и отдельная тема.

      “У нас финансовый “план” до сих пор действует тот, который был создан весной. Туда просто добавляются магазины и другие колонки,”

      Понятно теперь:))) а ежемесячная выручка СИЛЫ УМА у Вас не выросла за полгода? Размер наценки не изменился? Затраты остались прежними?

      “Планом нашу систему называть в принципе нельзя, так как это скорее система прогнозирования движения денег, а не план действий.”

      Вы считаете это Вашим достоинством? И почему Вы так скептически относитесь к слову “план”? Вспоминаете о “плановой экономике”?:)))Честно говоря я тоже когдато относился к всему этому планированию-бюджетированию с осторожностью…:) Однако тысячу раз уже убедился что был не прав! отсутствие финансового плана действий приводит к тому, о чем вы написали в месседже “Кости и мышцы”. То есть к тому что кости могут элементарно не поспеть за мышцами…:))

      “Если система запущена и она работает, я точно знаю, что магазин N в месяц принесет не менее, допустим, 8000 руб. в день в среднем.”
      ОК. Если говорить о гарантированном минимуме денежных поступлений в среднем в день — я соглашусьс Вами. 

      “Полностью не согласен. Я работал долгое время в b2b бизнесе (в рекламе). Там прогнозировать можно, но гораздо сложнее, чем в рознице. Каждая сделка — это индивидуальная работа. ”

      в b2b есть свои особенности прогнозирования, не спорю. Клиент может слететь…Но всегда найти нового и выполнить финасовый план — это прямая задача того менеджера, к которому приписан слетевший клиент.:)) Либо другой менеджер превыполнит свой план — опять таки “Если система запущена и она работает — я это точно знаю…”

      “Надо просто делать все по правилам.”

      По правилам можно заплатить и 100 рублей и 1000…И в первом и во втором случае всё будет “по правилам”. Что Вы предпочитаете? Кстати не факт что заплатив 1000 вы избавитесь от претензий.…

    11. Федор, позволю посоветовать вам взять студента для разработки системы, и пусть он в качестве диплома бесплатно разработает систему(достаточный минимум, но уже будет хоть какая-то база данных). Как развивать такую систему дальше — вопрос в финансах, наймете этого специалиста или команду, или купите готовое решение.

    12. Да, Экселя хватит на многое, на гораздо более многое, чем многие думают. Многие, даже серьезные, даже страховые компании используют Эксель для финансового планирования. 

      Так что все Ок.

    13. Статья занятная:
      Бизнес — это не обязательно война. Вместо того чтобы сражаться c конкурентами, можно найти свою уникальную нишу. Именно так учат авторы мирового бестселлера «Стратегия голубого океана». Российские компании уже взяли эту концепцию на вооружение:
      http://www.sf-online.ru/article.asp?OID=2454899D-E007-4EE9-B5B0-F1F00D82C5DF

      Собрал еще немного обзоров:
      http://komi-kadze.livejournal.com/38756.html?style=mine