Финансовая система
Весной 2007 года наш первый магазин вынужден был переехать в новое помещение. Мне резко понадобились средства. Нужно было очень точно все рассчитать. Именно в этот момент в нашей компании появилась первая финансовая система.
До этого я вел простые таблицы ежедневных продаж без какого-либо прогнозирования. Денег хватало на выплату кредита, аренды, заработной платы. Успешный маркетинг позволял отодвинуть создание системы финансового планирования на будущее. Тогда у меня не было ни штатного бухгалтера, ни постоянного офиса.
Для того, чтобы развиваться, необходимо было четко представить финансовую картину - сколько мы могли тратить, сколько вкладывать, когда и сколько мы должны заплатить поставщикам по товарным кредитам. Держать все в голове уже было невозможно. Мне нужна была система. Динамичная, наглядная, модель бизнеса.
Система была создана в обычном Excel’е. Подозреваю, что большинство небольших и средних компаний используют эту программу для финансового планирования. Преимущество Excel в том, что это не готовое решение, а всего лишь инструмент для работы, на основе которого можно сделать все, что угодно. Я за вечер сконструировал необходимую мне систему финансового планирования, которую мы с модификациями использовали до настоящего момента.
Какова была задача системы на первоначальном этапе?
Спланировать расходы и доходы так, чтобы банально хватило денег.
Мне необходимо было наглядно представлять все финансовые потоки, запланировать платежи поставщикам, спрогнозировать выручку. Система должна была в онлайне показывать наше финансовое состояние и прогноз на будущее.
Как работала система?
Эта была простая таблица Excel: в строках - даты, в столбцах - прогнозируемые и реальные доходы и расходы. В прошедшие дни заносилась реальная выручка. В будущем ставились прогнозируемые доходы. Это были пессимистические цифры по среднедневной выручке. Каждый день прогнозируемая выручка менялась на реальную. Розничная торговля, безусловно, дает больше возможностей для прогнозирования, чем, например, b2b-бизнес.
Также разносились расходы. В таблицу ставились будущие платежи: аренда, платежи за товар, выплаты по кредиту.
Таблица давала возможность экспериментировать, расставлять платежи так, чтобы ситуация была оптимальной. Можно было прикидывать - при какой выручке возможна покупка нового оборудования, принтера для бухгалтера, открытие нового склада.
Все текущие счета и незапланированные платежи также вносились попадали в таблицу. Все деньги проходили через этот файл. Более того, система использовалась для планирования и утверждения ежедневных платежей между мной и главным бухгалтером, который появился у нас в компании в это же время. Платежи, которые были оплачены в банке отмечались специальным цветом. Каждый прошедший день “закрывался” - там должны были быть только реальные платежи, подтвержденные банком.
Таблица использовалась как график оплат поставщикам по товарным кредитам, а также как график поступления средств от наших оптовых покупателей, которым мы также давали отсрочку. По-сути, это была финансовая модель нашего бизнеса на одном листе.
Наш главный бухгалтер, Александр Павлов, постепенно модифицировал систему. К настоящему моменту эта, уже огромная таблица, показывает не только наши доходы и расходы, но и средства на расчетном счете, наличные в кассах всех магазинов, и даже перемещения денег с помощью инкассаторов. Но несмотря на все это, она уже не устраивает нас. Изменения в компании достигли критической массы - необходимо кардинально модифицировать финансовую систему. Как и зачем?
В ближайшее время:
Сила Ума
ноября ноября в 11:18:
Ну теории, думаю, тебе хватает :)))
На практике же всегда возникают проблемы: погружаясь в рутину текучки вырулить системные перекосы достаточно проблематично.
Так что только шаг за шагом… Три ключевых направления:
1. Привлечение проф. аудиторов для прорисовки налоговой схемы и принципиальной схемы налогового документооборота.
2. Снижение трудоемкости процесса учета: классификация статей затрат, клиентов, товаров для 1-С и начала нового учетного периода с более глубоким уровнем аналитики; максимальная автоматизация ввода и обработки данных о поступивших книгах (накладные). Автоматизация процедуры предварительного заказа книг и “напоминаний” работникам о необходимости все-таки реагировать на клиентские запросы …
3. Определение необходимого и достаточного уровня оперативности и глубины. Можно увлечься и парализовать работу - работники будут завалены оперативными отчетами :)))
А по теории - у тебя есть довольно занятная и простая книжка:
http://www.ozon.ru/context/detail/id/2760632/
ну и ее более фундаментальные продолжения.
Интересных методик много… Вот только руки ни у кого не доходят. :)))
ноября ноября в 11:23:
Времени на теорию не всегда хватает. Нужно очень оперативно реагировать на ситуацию. Есть общие представления, понимание логики процессов, а решение создается пока под конкретную ситуацию на основе ежедневного опыта.
ноября ноября в 11:44:
C налогами вопросов нет - есть законы, там все понятно.
ноября ноября в 15:22:
Всё знакомо, и всё в целом правильно. Совет: создайте где нибудь (хоть в том же экселе рядом с основной таблицей) еще одну таблицу - структуру себестоимости (если еще не создали). Интереснейшая вещь, дающая много пищи для размышлений.
Плюс попробуйте составить финплан не на месяц вперед, а хотя бы на полгода. Хотя с вашими темпами развития он , я думаю, безнадежно устареет через квартал, это отличный опыт. Который учит не ставить в план “пессимистические цифры по среднедневной выручке” (с).
“Розничная торговля, безусловно, дает больше возможностей для прогнозирования, чем, например, b2b-бизнес. ”
не факт. В БитуБи как правило клиента знаешь в лицо, и ориентируешься его планы, объемы, месячные потребности и пр. В рознице - основной ориентир- только среднедневная плановая выручка. Которая сегодня 1000, завтра 15000…а среднедневная за месяц- 8000 получается))
“C налогами вопросов нет - есть законы, там все понятно.”
Ничего там не понятно, и вопросов на самом деле горы…
ноября ноября в 16:46:
Опять в точку. Действительно excell на определенном этапе не позволяет обрабатывать большие объемы информации. А между тем многие этим грешат. Скажем, в моём понимании, когда таблица выросла до 1000 строк и столбцов более 100, то уже нужен другой продукт. А вот где его взять я думаю Фёдор ответит нам, не так ли?
ноября ноября в 19:00:
Дмитрий написал:
Что вы подразумеваете под структурой себестоимости? Контроль за рентабельностью?
У нас финансовый “план” до сих пор действует тот, который был создан весной. Туда просто добавляются магазины и другие колонки, то есть он уже около 6-ти месяцев и существует. Он не мог на месяц составляться, потому что у нас только товарные кредиты доходят до 3-4 месяцев.
Планом нашу систему называть в принципе нельзя, так как это скорее система прогнозирования движения денег, а не план действий.
Полностью не согласен. Я работал долгое время в b2b бизнесе (в рекламе). Там прогнозировать можно, но гораздо сложнее, чем в рознице. Каждая сделка - это индивидуальная работа. Там больше вероятности случайностей и отклонений. В рознице все по-другому. Если система запущена и она работает, я точно знаю, что магазин N в месяц принесет не менее, допустим, 8000 руб. в день в среднем. И могу на эти деньги рассчитывать и что-либо планировать.
Вот вам пример. Маленький магазин. Допустим 10-го в магазине зарплата. Директор 8-го числа оплачивает товар поставщикам, в кассе - 0 рублей, но он знает, что за два дня до 10-го числа в магазине скопится достаточное количество наличной выручки, чтобы выдать заработную плату. В b2b нельзя быть таким уверенным. Клиент может просто “пропасть”…
Вопросы есть, но они решаемые. Придумывать систему не надо. Надо просто делать все по правилам.
ноября ноября в 19:22:
Павел, я тебя разочарую, но это будет опять же Excel. Но это времененно решение. Безусловно. Сейчас просто нет времени, чтобы долго внедрять что-то более сложное. + Я думаю, пока Excel справится. Мы модифицируем систему, и параллельно начнем искать готовое решение, потому что через 2-3 месяца Excel опять устареет :)
ноября ноября в 19:58:
Не оставляйте отечественного программиста без работы - давайте ему задание. ;) xcel и 1c - это одно, а индивидуально продуманная и реализованная система - совсем другое. Особенно если она реализована с использованием web-технологий и логики он-лайна, с двумя сопряженными отсеками - внутренним (корпоративный портал) и внешним (онлайн-витрина). А если еще привлечь экономиста-статистика, то вообще можно поднять технологическую сторону бизнеса до небывалых высот.
Правда, дорого это. :) Поэтому для начала - хотя бы xcel и 1c.
ноября ноября в 20:09:
(но с твоими, Федор, “федеральными” планами тебе однозначно придется искать решение этой задачи - то ли купить готовую систему автоматизации бизнес-процессов, то ли разрабатывать свою)
ноября ноября в 20:18:
“Что вы подразумеваете под структурой себестоимости? Контроль за рентабельностью?”
Себестоимость всегда структурировалась с помощью определенного набора статей, принятого в методике экономического анализа:) Расходы на оплату труда, арендные платежи, транспортные расходы и прочее - составляют себестоимость. Структура себестоимости - их соотношение. Контроль за рентабельностью - другая и отдельная тема.
“У нас финансовый “план” до сих пор действует тот, который был создан весной. Туда просто добавляются магазины и другие колонки,”
Понятно теперь:))) а ежемесячная выручка СИЛЫ УМА у Вас не выросла за полгода? Размер наценки не изменился? Затраты остались прежними?
“Планом нашу систему называть в принципе нельзя, так как это скорее система прогнозирования движения денег, а не план действий.”
Вы считаете это Вашим достоинством? И почему Вы так скептически относитесь к слову “план”? Вспоминаете о “плановой экономике”?:)))Честно говоря я тоже когдато относился к всему этому планированию-бюджетированию с осторожностью…:) Однако тысячу раз уже убедился что был не прав! отсутствие финансового плана действий приводит к тому, о чем вы написали в месседже “Кости и мышцы”. То есть к тому что кости могут элементарно не поспеть за мышцами…:))
“Если система запущена и она работает, я точно знаю, что магазин N в месяц принесет не менее, допустим, 8000 руб. в день в среднем.”
ОК. Если говорить о гарантированном минимуме денежных поступлений в среднем в день - я соглашусьс Вами.
“Полностью не согласен. Я работал долгое время в b2b бизнесе (в рекламе). Там прогнозировать можно, но гораздо сложнее, чем в рознице. Каждая сделка - это индивидуальная работа. ”
в b2b есть свои особенности прогнозирования, не спорю. Клиент может слететь…Но всегда найти нового и выполнить финасовый план - это прямая задача того менеджера, к которому приписан слетевший клиент.:)) Либо другой менеджер превыполнит свой план - опять таки “Если система запущена и она работает - я это точно знаю…”
“Надо просто делать все по правилам.”
По правилам можно заплатить и 100 рублей и 1000…И в первом и во втором случае всё будет “по правилам”. Что Вы предпочитаете? Кстати не факт что заплатив 1000 вы избавитесь от претензий….
12 ноября в 16:15:
Федор, позволю посоветовать вам взять студента для разработки системы, и пусть он в качестве диплома бесплатно разработает систему(достаточный минимум, но уже будет хоть какая-то база данных). Как развивать такую систему дальше - вопрос в финансах, наймете этого специалиста или команду, или купите готовое решение.
12 ноября в 18:57:
Да, Экселя хватит на многое, на гораздо более многое, чем многие думают. Многие, даже серьезные, даже страховые компании используют Эксель для финансового планирования.
Так что все Ок.
13 ноября в 14:34:
бизнес-ту-бизнес-бизнес?
17 ноября в 01:35:
Статья занятная:
Бизнес — это не обязательно война. Вместо того чтобы сражаться c конкурентами, можно найти свою уникальную нишу. Именно так учат авторы мирового бестселлера «Стратегия голубого океана». Российские компании уже взяли эту концепцию на вооружение:
http://www.sf-online.ru/article.asp?OID=2454899D-E007-4EE9-B5B0-F1F00D82C5DF
Собрал еще немного обзоров:
http://komi-kadze.livejournal.com/38756.html?style=mine