Dodo IS: июнь 2016

комментария 4

В июне мы закончили работу над важной функцией «Перемещения». Она будет полезна для городов, в которых работает две и более пиццерий. Теперь пиццерия или ПРЦ может выступать в роли поставщика и отгружать ингредиенты и упаковку другой пиццерии. Также мы улучшили отчёты, механизм стоп-продаж, премий и приготовления пиццы кусочками

Пиццерии могут заказывать ингредиенты и упаковку у других пиццерий и ПРЦ через «Додо ИС»

Представьте ситуацию. Пиццерия в Сыктывкаре заказала сыр, но поставщик задержался в пути — сыр приедет в ПРЦ только через сутки. Но в пиццериях ещё есть запасы.

В пиццерии «Сыктывкар-2» сыр вот-вот закончится, хотя день только начался. Если это произойдёт, пиццерия не сможет готовить пиццы, додстеры и сэндвичи и потеряет выручку. Менеджер срочно заказывает 30 кг сыра у «Сыктывкара-3».

Менеджер Сыктывкара-2 оформляет заказ
Менеджер Сыктывкара-2 оформляет заказ

Менеджер «Сыктывкара-3» видит, что у него в остатке только 40 кг, поэтому он отгружает соседней пиццерии только 20 кг. В «Сыктывкаре-2» остался последний лексан сыра, но менеджер спокоен, потому что его заявку уже обработали — сыр в пути.

Если количество отгружаемого сырья не соответствует заявке, то поле подсвечивается красным
Если количество отгружаемого сырья не соответствует заявке, то поле подсвечивается красным

Курьер «Сыктывкара-2» привёз сыр в свою пиццерию, но при разгрузке один лексан упал. По факту пиццерия получила только 17 кг. Однако сыра хватило, и пиццерия в этот день не остановила продажи.

С функцией «Перемещения» партнёры смогут работать эффективней — из-за нехватки ингредиентов и упаковки пиццерия не остановит продажи.

Любой менеджер может контролировать статус заказа и его состав: сколько заказали, сколько отгрузили, сколько получено по факту. В среду менеджер Кукушкин заказал томаты на 9:00 четверга, Мышкин вышел на смену утром в четверг и уже знает, что в пиццерию скоро приедут томаты.

«Перемещения» работают, как почта: есть входящие и исходящие заявки, непрочитанные заявки выделены жирным
«Перемещения» работают, как почта: есть входящие и исходящие заявки, непрочитанные заявки выделены жирным

Время заказа сократится, так как не нужно каждый раз создавать новую заявку — можно создать шаблон.

В шаблоне — ингредиенты, которые заказывают чаще всего. В ячейках — запасы на каждый день недели
В шаблоне — ингредиенты, которые заказывают чаще всего. В ячейках — запасы на каждый день недели

Из шаблона

Все перемещения учитываются в отчётах — данные по расходу и приёму сырья станут точнее, значит, партнёры будут знать реальные потери ингредиентов.

Это ещё неполный список ингредеинтов, которые заказал Сыктывкар-1 у ПРЦ
Это ещё неполный список ингредеинтов, которые заказал Сыктывкар-1 у ПРЦ

Пока перемещения работают в рамках одного города.

Данные по учёту доступны для ПРЦ

Партнёр открывает ПРЦ, когда в городе работают три пиццерии. В ПРЦ готовят тесто, хранят ингредиенты, фасуют сыр. Оттуда ингредиенты и упаковку развозят по пиццериям. Теперь управляющий ПРЦ теперь может эффективнее следить за остатками и потерями ингредиентов и упаковки.

Для каждого продукта Додо есть строгий рецепт. Например, в «Сырную» пиццу мы кладём 114,35 грамма сыра — это полтора стакана. Если в пиццерии за день приготовили 10 «Сырных» пицц, значит, мы израсходовали 1143,5 грамм сыра.

Если мы поменяем поставщика, то и вес сыра в стакане изменится. Например, полтора стакана сыра будет весить 125,35 грамма. Если мы не изменим этот замер в «Додо ИС», то система так и будет считать, что мы расходуем на одну пиццу 114,35 грамм. С каждой пиццы мы будем терять 11 грамм сыра. Приготовим 30 «Сырных» пицц в трёх пиццериях, и вот уже за день мы потеряли 11 × 30 = 330 грамм, за неделю — 2310 грамм, за месяц — 69 кг. По данным «Додо ИС» этот сыр исчез без следа.

Чтобы вовремя понять, что система неправильно считает расход, необходимо регулярно проводить ревизию. В «Додо ИС» можно настроить ежедневную, еженедельную и ежемесячную ревизию.

Каждый день мы считаем ингредиенты, по которым у нас самые большие потери: сыр, цыплёнок, ветчина — у каждой пиццерии свой набор ингредиентов. Каждую неделю считаем все ингредиенты и коробки. Ежемесячно считаем всё сырьё пиццерии: ложки, скатерти, консервы, мясо, овощи, напитки.

Управляющий ПРЦ настраивает зоны ревизии и список ингредиентов, которые надо посчитать.

Текущий остаток и потери управляющий видит по отчётам:

  • Сводка учёта,
  • Потери и избыток,
  • Остатки по ревизии.

Потери Остатки

Добавили информацию по эффективности доставки

У управляющего появилось больше информации по работе курьеров и эффективности доставки.

Доставка

Посмотреть картинку в большом размере

«Остывает на тепловой полке» — раньше показатель назывался «Неотправленные заказы», показывает количество готовых заказов, для которых надо срочно назначить курьера.

«Заказы на курьера в час» показывают производительность курьера. Если на смене курьеров много, а заказов мало, то они скучают без дела. Если курьеров мало, то мы рискуем не уложиться в 60 минут. Чтобы контролировать показатель, текущие цифры сравниваем с данными в этот день на прошлой неделе.

В идеале курьер должен выезжать только на один заказ. Если курьер везёт два, а то и три заказа, то повышается риск, что пицца остынет и клиент получит невкусный продукт. Чтобы понять, сколько заказов возит курьер, появился показатель «Заказов на поездку»: количество заказов на доставку делим на количество поездок. Его мы также сравниваем с данными за этот день прошлой недели.

Зафиксировали причины стопов

Когда пиццерия не может принимать заказы, мы  ставим её в стоп. Раньше остановить продажи можно было как в ресторане, так и на доставку. Теперь ресторан нельзя поставить в стоп, так как для этого нет необходимости. Когда ресторан закрывается, мы сообщаем об этом через соцсети и вешаем объявление на двери.

Появилась возможность поставить в стоп только доставку и обслуживать клиентов на самовывоз. Для этого мы создали фиксированный список причин остановки продаж. Если пиццерия закрыта по причине нехватки курьеров, то останавливаются продажи только на доставку. Остальные причины ставят в стоп и доставку, и самовывоз.

Улучшили отчёты

Стоп-продажи

Отчёт показывает, сколько времени пиццерия не принимала заказы и как долго продукты стояли в стопе. Задача управляющего — свести этот показатель к нулю, так как из-за остановок продаж мы теряем клиентов и выручку.

Стопы

Посмотреть картинку в большом размере

За июнь Сыктывкар мог добиться большей выручки, если бы не стоял в стопе 45 часов 9 минут и 8 секунд. Если считать, что среднедневная выручка Сыктывкара-1 составляет 210 000 ₽, то мы потеряли около 26 000 ₽.

Анализ отчёта по всей сети показал, что основная причина стоп-продаж — «Нехватка курьеров». Решить проблему с нехваткой сотрудников на кухне удалось с помощью графиков кухни. Графиками курьеров, к сожалению, пока пользуются не все партнёры. Будем работать в этом направлении.

Заказы клиента

Партнёры могут узнать, сколько реальных денег принёс каждый клиент за указанный период. В таблице показываем стоимость заказа с учётом акций и использованных додо-рублей. Если нажать на номер заказа, появится его состав и стоимость продуктов.

Если нажать на номер заказа, появится его состав

Посмотреть картинку в большом размере

Статистика по клиентам

Следим за безопасностью персональных данных. Если клиент не дал согласие на смс-рассылку, мы не показываем его номер телефона полностью. У тех, кто подписан, телефон отображается полностью.

Константин и Дмитрий не подписались на рассылку, а Ольга подписалась
Константин и Дмитрий не подписались на рассылку, а Ольга подписалась

 Анализ повторных заказов

С помощью этого отчёта партнёры могут узнать, как часто клиенты заказывают продукт. Самые непопулярные позиции уходят из постоянного меню.

«Додо ИС» знает каждого клиента по его номеру телефона, который он оставлял на сайте или говорил оператору контакт-центра. Поэтому раньше мы знали о заказах только на доставку. В тестовом режиме мы подключили бонусную систему в ресторане: клиент называет номер телефона, а мы начисляем ему додо-рубли. Благодаря этому в отчёте показываем данные не только по доставке и самовывозу, но и по ресторану.

Пицца кусочками

Гибко настраиваем расписание продаж

Для каждой пиццы, которая продаётся кусочками, можно настроить расписание продаж. С 7:30 до 10 продаём «Маргариту», а «Пепперони» — с 10:00 до 14:00. Когда продадут все кусочки «Маргариты», то на трекинге появится уже «Пепперони», на планшете изменится название пиццы.

Теперь мы можем настроить расписание продаж на каждый день недели: утром в понедельник продавать пиццу с беконом, а в субботу — «Маргариту».

Готовим за 9 минут

Пока «Додо ИС» не предсказывает спрос клиентов. Но уже сейчас мы хотим сократить время ожидания клиента. Для этого мы стремимся готовить пиццу максимально быстро. Чтобы мотивировать сотрудников, стандартное время для приготовления пиццы для кусочков — 9 минут. Для сравнения для обычной пиццы норматив — 12 минут.

Если пиццамейкер успевает вовремя — на табло мотивации появляется зелёная медуза.
Если пиццамейкер успевает вовремя — на табло мотивации появляется зелёная медуза.

Пицца «живёт» 60 минут

Тесты показали, что температура пиццы стабилизируется через 30 минут после приготовления. Увеличив время продажи, мы не снизим качество продукта, но уменьшим списания. Теперь 45 минут кусочки продаются по обычной цене, 15 минут — со скидкой, затем списываются.

Посмотреть, какая пицца сейчас на витрине: dodocoffee.ru

Назначаем премии сотрудникам

Появилась возможность назначить премию всем сотрудникам одной категории.

Чтобы можно было поощрять сотрудников за конкретную смену, в период добавили время. Премию получат те, кто работал в указанное время.

Премия1

Так удобно поощрять сотрудников за отличную работу в «День пиццы». Все сотрудники выбранной категории, которые в этот день были на смене, получат прибавку к зарплате.

«День Пиццы»  — праздник, когда пиццу продают по 99 ₽ или дарят при покупке напитка
«День Пиццы» — праздник, когда пиццу продают по 99 ₽ или дарят при покупке напитка
В этот день на смену выходят самые опытные сотрудники
В этот день на смену выходят самые опытные сотрудники

Конкретному сотруднику можно выплатить как единоразовую премию, так и увеличить размер его ставки. Управляющие назначают такие премии лучшим работникам месяца.

КЛН — контрольный лист наблюдения. Каждый день менеджер оценивает работу каждого сотрудника по нескольким критериям: соблюдает стандарты, следит за чистотой в цехах, работает быстро
КЛН — контрольный лист наблюдения. Каждый день менеджер оценивает работу каждого сотрудника по нескольким критериям: соблюдает стандарты, следит за чистотой в цехах, работает быстро

Заказ на самовывоз готовим точно в срок

Отложенный заказ на самовывоз теперь появляется в трекинге за 15 минут до указанного времени:

Время появления на трекинге = отложенное время − среднее время приготовления

Клиент сделал отложенный заказ на самовывоз к 20:00, в трекинге заказ появится в 19:45. Таким образом, клиент сможет забрать горячий, только что приготовленный продукт.

Среднее время приготовления заказа устанавливает центральный администратор для всей сети.

Автоматически проверяем настройки пиццерии

Перед открытием пиццерии мы тщательно проверяем все настройки. В этом нам помогает чек-лист автоматической проверки в «Додо ИС».

Если не добавить в меню «Пиццу-пирог», то автоматическая акция «День рождения» не сработает — клиент будет недоволен.

Чтобы акции с подарками работали правильно, в чек-лист проверки настроек добавили пункт «Подарочные продукты введены в меню».

Контакт-центр

Показываем даже неактивные акции

Это поможет быстро понять, почему не срабатывает акция, и правильно объяснить это клиенту. Если период действия акции уже закончился, то показываем, что она неактивна.

Если акция активна, но какие-то условия не выполняются, они подсвечиваются красным.

Проверка адреса доступна операторам

Теперь оператор может проверить, какая пиццерия обслуживает адрес: dodopizza.ru/SecretBuyer. Это поможет быстрее отвечать на вопросы клиентов.

Тестируем бонусную систему в ресторане

Систему лояльности теперь будем называть бонусной.

Добавили два ограничения:

  1. Если в заказе есть алкоголь, клиент не сможет потратить додо-рубли. Но он получит бонусы за заказ с алкоголем
  2. Чтобы предотвратить мошенничество с додо-рублями, первый заказ обязательно должен быть на доставку

Обновили «Контакты» на сайте

Всю информацию по пиццериям объединили в карточки, удобно расположили их на странице, так что вам не придётся долго искать номер телефона или время работы.

Команда Dodo IS:

ИТ-директор: Галия Давлетова.

Системные аналитики:

  • Александра Балан,
  • Алиса Отева,
  • Андрей Арефьев,
  • Валентина Титаренко.

Бизнес-аналитики:

  • Марсель Зиганшин,
  • Кирилл Коржов,
  • Павел Коровников,
  • Полина Мищенко.

Арт-директор: Артём Скворцов.

Программисты:

  • Вадим Аминов,
  • Антон Бевзюк,
  • Татьяна Епифанова,
  • Андрей Лифантьев,
  • Андрей Миронов,
  • Александр Муравлюк,
  • Дмитрий Новосёлов,
  • Дмитрий Пирязев,
  • Павел Притчин,
  • Анна Рябушева,
  • Дмитрий Хромов,
  • Андрей Филипьев,
  • Иван Зверев,
  • Денис Левитин.

Архитектор Dodo IS: Андрей Моревский.

Тестировщики:

  • Георгий Удоратин,
  • Николай Ткачёв.

Фронтэнд-разработчики:

  • Илья Каштанов,
  • Яна Мишко,
  • Наталья Ногиева.

Системные администраторы:

  • Арсений Кравченко,
  • Глеб Лесников.

Редактор: Екатерина Игушева.

Почитать больше про Dodo IS:

Стратегия развития компании и место продукта Dodo IS

Что сегодня умеет Dodo IS?

Комментарии (4)

  1. А как такое возможно?
    есть два показателя: среднее число заказов в час на курьера и число заказов на одну поездку.
    Каким образом второй показатель может быть больше первого?

    Например, курьер получил два заказа в близко расположенные места и отвез их. Выросло число заказов на одну поездку, но число заказов в час на курьера выросло в той же степени или в большей, если у курьера сталось время и в тот же час он совершил еще одну поездку.

    В какой ситуации может число заказов на поездку быть больше среднего числа отвезенных заказов в час? он что-то не отвез вообще что ли?

  2. [комментарий к картинке про эффективность доставки, данные внизу картинки “неделю назад”]

  3. В дальнейшем,видимо,потребуется ‚должность- ревизор.когда будут сводные данные по инвентаризации. можно будет видеть где “простреливает”. либо переход на новое сырьё-собственно,совершенно другие потери.либо воровство.как не печально…удаляют заказы в чеке-сторно,либо просто выносят продукты в мусорных мешках,вечером.и такое бывало..