Управление проектами
Я считаю себя не достаточно организованным человеком, поэтому всегда составлял планы, рисовал схемы, пытался вести планирование на компьютере. Я пробывал все возможные компьютерные программы для планирования времени и проектов от сложной Microsoft Project до простых планировщиков, распространяемых бесплатно. В итоге на практике я пришел к двум наиболее удобным и простым вещам — программе Exсel и ее аналогам (на данный момент я использую OpenOffice), и листу бумаги с карандашом (блокнот, ежедневник).
Карандаш и бумага
Сложные программы для ведения проектов только усложняют даже самый простой проект.
Для отдельных проектов я впервую очередь составляю план действий на листе бумаги (так, наверное поступают 99,9% всех людей, затевающих проекты). Выделяю самые главные моменты. Каждое направление в последствии детализирую, а главное — расставляю приоритеты.
Проект нужно увидеть сверху. Изначально его смоделировать. Понять, где могут быть сложные моменты, а что будет легко, что надо делать впервую очередь и без чего нельзя начинать этап.
Для еженедельного и ежедневного планирования я часто использую матрицу приоритетов. Данную матрицу можно использовать и для целых проектов. Все очень просто: рисуете таблицу из четырех ячеек. Ячейкам присваиваете следующие названия:
- важно и срочно
- важно и не срочно
- срочно и не важно
- не важно и не срочно
И вписываете в каждую ячейку ваши дела. «Важные и срочные» дела делаются в первую очередь, во вторую — «срочные и не важные» и «важные, но не срочные», а «не важные и не срочные» дела вообще не делаются. Эта простая схема может принести замечательные результаты в эффективном использовании времени.
Внутри проекта «Сила Ума» я выделил несколько мини-проектов (в теории проектов их, кажется, называют check-points):
- (1) Кредит
- (2) Помещение и аренда
- (3) Торговое оборудование
- (4) Товар (закупки, логистика)
- (5) Персонал (набор, обучение)
- (6) Реклама
- (7) Налоги & законы
Безусловно, что эти мини-проекты пересекаются между собой, начало одного мини-проекта, например, «кадры», может пересекаться с серединой проекта «торговое оборудование» и с началом мини-проекта «реклама».
Таблица проекта в Excel.
Для более детального планирования я использую программу Excel. Все просто. Никаких наворотов и формул.
Создаете таблицу. В строчках пишите все ваши дела, важные и не очень. В столбцах указываете даты в хронолгичесоком порядке. В ячейках цветом отмечаете те дни, когда вы планируете сделать соответствующее действие, указанное в таблице. Например, если вы собираетесь сходить в налоговую 10 октября, то ячейку на пересечении строчки «налоговая» и «10 октября» заливаете цветом. В результате получается матрица вашего проекта или, проще говоря, графический план :)
Приходите утром на работу. Запускатет Excel и перед вами список дел, которые вам необходимо сделать сегодня, а также вы видите, что запланировано на неделю в целом, какие проекты отстают и что надо делать через 2 дня. Весь проект моделируется графически. Вам легко управлять и контролировать проект. Все процессы показаны наглядно.
По-сути, это упрощенная система, на которой основаны все программы по управлению проектами. Мне так удобнее. Excel позволяет делать все быстро и гибко. Практически как листок с карандашом — можно быстро все почеркать и переделать.
Marina Remizova
31 октября 2006 в 13:26
симпотично :)
kost
31 октября 2006 в 13:28
«Планировщик» пишется с одной «н».
Вячеслав
31 октября 2006 в 13:39
Если Вам так удобно — я рад за Вас. Мне лично достаточно ежедневника настольного, либо телефонного.
Сила Ума
31 октября 2006 в 13:52
Спасибо, самый грамотный друг (без иронии).
Шулепов Евгений Геннадьевич
31 октября 2006 в 18:45
Да обычный ежедневник плюс маленькая записная книжка, вот и все что нужно.
То что нарисовано сверху — это кому-как нравится. Есть еще диаграммы Исикавы (лично я ими пользуюсь), а для управления товарными остатками (на самом деле тоже реальный действующий проект, на своем предприятии) лично я пользуюсь методикой ABX, основаной на числах Парето. Эту методику только начали преподавать в СГУ, в прошлом году слышал выступление студентки-отличницы с докладом в ТПП.
Иван
31 октября 2006 в 20:39
Интересно :)
Сам буду пользоваться, надеюсь, поможет. На самом деле, планирование — одна из самых важных составляющих в организации дела. Однако нельзя ни о чем заявлять 100%, т.к. планы могут рушиться, что совершенно может не зависеть от нас. Как в старом анекдоте — Знаешь как насмешить Бога? Рассказать ему о своих планах…
andreev
31 октября 2006 в 20:41
В Экселе можно эту таблицу чуть модернизировать. Добавить 2 столбца: «Дедлайн» и «кол-во дней до дедлайна». Считает он автоматически, это легко настраивается.
Менее наглядно, чем оранжевые крестики, но более удобно, когда проект большой и долгий и столбцов очень много, вылазят за экран :)
А самое оптимальное — это, конечно, их совмещение. Во всяком случае, мне так удобно.
Катерок
18 января 2007 в 14:36
Для генерации идей очень советую Майнд-менеджер про. Можно скачать версия плюс крэки. И рисовать карты ума про силу ума (-:
Вениамин
27 мая 2007 в 20:03
лично для себя — да, нормально работает, но как только один, два и тд работников — это уже проблема
перепробовал массу систем управления и программ, считая повышение эффективности управления самым важным, сейчас юзаю манагера от ipi
— просто тащусь от этой штуки, рекомендую попробовать. не для рекламы пишу, реально оказалось очень удобно управлять предприятием
удачи
ps. только что прочитал статью в секрете фирмы, потому и здесь — пять баллов!!!
Денис
28 августа 2007 в 21:51
А дело ведь не в том на чем вести личное планирование, а как вести :)
Хорошо об этом написано у Глеба Архангельского в «Тайм-Драйв»
Главное — это не иснтрумент, а сам принцип ведения планирования и проектов.
Я использую и MS Project и MS Outlook в связке с КПК.
Каждый продукт заточен под определенные нужды.
— Проджект — нужен на большие проекты, с большим количеством связанных и взаимосвязанных задач,
— IPI.Manager — для простого управления небольшой группой сотрудников (использовал — продукт хороший, а вот разработчики — засранцы — релизы выпускают раз в полгода)
— Excel — мне кажется неудобным — но это не более чем личное отношение
Andrew
8 ноября 2007 в 19:50
Если представить что когда-то компьютеров небыло то собственная голова и карандаш — то само что надо.
Сила ума » Архив блога » Итоги года
22 ноября 2007 в 18:15
[…] Excel, где попытался смоделировать проект “Сила Ума”. Управление проектами 31 октября 2006 года Я считаю себя не достаточно […]
Xenocephal
12 июля 2009 в 04:37
Относительно мнения о разработчиках IPI полностью согласен с Денисом. Мало того, что их заверения о быстром реагировании и релизах «точно в срок» — блеф, так еще приходится выявлять детские ошибки в их софтине и доказывать, что ты не верблюд, а это их система глючит!