Управление проектами
Я считаю себя не достаточно организованным человеком, поэтому всегда составлял планы, рисовал схемы, пытался вести планирование на компьютере. Я пробывал все возможные компьютерные программы для планирования времени и проектов от сложной Microsoft Project до простых планировщиков, распространяемых бесплатно. В итоге на практике я пришел к двум наиболее удобным и простым вещам - программе Exсel и ее аналогам (на данный момент я использую OpenOffice), и листу бумаги с карандашом (блокнот, ежедневник).
Карандаш и бумага
Сложные программы для ведения проектов только усложняют даже самый простой проект.
Для отдельных проектов я впервую очередь составляю план действий на листе бумаги (так, наверное поступают 99,9% всех людей, затевающих проекты). Выделяю самые главные моменты. Каждое направление в последствии детализирую, а главное - расставляю приоритеты.
Проект нужно увидеть сверху. Изначально его смоделировать. Понять, где могут быть сложные моменты, а что будет легко, что надо делать впервую очередь и без чего нельзя начинать этап.
Для еженедельного и ежедневного планирования я часто использую матрицу приоритетов. Данную матрицу можно использовать и для целых проектов. Все очень просто: рисуете таблицу из четырех ячеек. Ячейкам присваиваете следующие названия:
- важно и срочно
- важно и не срочно
- срочно и не важно
- не важно и не срочно
И вписываете в каждую ячейку ваши дела. “Важные и срочные” дела делаются в первую очередь, во вторую - “срочные и не важные” и “важные, но не срочные”, а “не важные и не срочные” дела вообще не делаются. Эта простая схема может принести замечательные результаты в эффективном использовании времени.
Внутри проекта “Сила Ума” я выделил несколько мини-проектов (в теории проектов их, кажется, называют check-points):
- (1) Кредит
- (2) Помещение и аренда
- (3) Торговое оборудование
- (4) Товар (закупки, логистика)
- (5) Персонал (набор, обучение)
- (6) Реклама
- (7) Налоги & законы
Безусловно, что эти мини-проекты пересекаются между собой, начало одного мини-проекта, например, “кадры”, может пересекаться с серединой проекта “торговое оборудование” и с началом мини-проекта “реклама”.
Таблица проекта в Excel.
Для более детального планирования я использую программу Excel. Все просто. Никаких наворотов и формул.
Создаете таблицу. В строчках пишите все ваши дела, важные и не очень. В столбцах указываете даты в хронолгичесоком порядке. В ячейках цветом отмечаете те дни, когда вы планируете сделать соответствующее действие, указанное в таблице. Например, если вы собираетесь сходить в налоговую 10 октября, то ячейку на пересечении строчки “налоговая” и “10 октября” заливаете цветом. В результате получается матрица вашего проекта или, проще говоря, графический план :)
Приходите утром на работу. Запускатет Excel и перед вами список дел, которые вам необходимо сделать сегодня, а также вы видите, что запланировано на неделю в целом, какие проекты отстают и что надо делать через 2 дня. Весь проект моделируется графически. Вам легко управлять и контролировать проект. Все процессы показаны наглядно.
По-сути, это упрощенная система, на которой основаны все программы по управлению проектами. Мне так удобнее. Excel позволяет делать все быстро и гибко. Практически как листок с карандашом - можно быстро все почеркать и переделать.
Сила Ума
31 октября в 13:26:
симпотично :)
31 октября в 13:28:
“Планировщик” пишется с одной “н”.
31 октября в 13:39:
Если Вам так удобно - я рад за Вас. Мне лично достаточно ежедневника настольного, либо телефонного.
31 октября в 13:52:
Спасибо, самый грамотный друг (без иронии).
31 октября в 18:45:
Да обычный ежедневник плюс маленькая записная книжка, вот и все что нужно.
То что нарисовано сверху — это кому-как нравится. Есть еще диаграммы Исикавы (лично я ими пользуюсь), а для управления товарными остатками (на самом деле тоже реальный действующий проект, на своем предприятии) лично я пользуюсь методикой ABX, основаной на числах Парето. Эту методику только начали преподавать в СГУ, в прошлом году слышал выступление студентки-отличницы с докладом в ТПП.
31 октября в 20:39:
Интересно :)
Сам буду пользоваться, надеюсь, поможет. На самом деле, планирование - одна из самых важных составляющих в организации дела. Однако нельзя ни о чем заявлять 100%, т.к. планы могут рушиться, что совершенно может не зависеть от нас. Как в старом анекдоте - Знаешь как насмешить Бога? Рассказать ему о своих планах…
31 октября в 20:41:
В Экселе можно эту таблицу чуть модернизировать. Добавить 2 столбца: “Дедлайн” и “кол-во дней до дедлайна”. Считает он автоматически, это легко настраивается.
Менее наглядно, чем оранжевые крестики, но более удобно, когда проект большой и долгий и столбцов очень много, вылазят за экран :)
А самое оптимальное - это, конечно, их совмещение. Во всяком случае, мне так удобно.
18 января в 14:36:
Для генерации идей очень советую Майнд-менеджер про. Можно скачать версия плюс крэки. И рисовать карты ума про силу ума (-:
27 мая в 20:03:
лично для себя - да, нормально работает, но как только один, два и тд работников - это уже проблема
перепробовал массу систем управления и программ, считая повышение эффективности управления самым важным, сейчас юзаю манагера от ipi
- просто тащусь от этой штуки, рекомендую попробовать. не для рекламы пишу, реально оказалось очень удобно управлять предприятием
удачи
ps. только что прочитал статью в секрете фирмы, потому и здесь - пять баллов!!!
28 августа в 21:51:
А дело ведь не в том на чем вести личное планирование, а как вести :)
Хорошо об этом написано у Глеба Архангельского в “Тайм-Драйв”
Главное - это не иснтрумент, а сам принцип ведения планирования и проектов.
Я использую и MS Project и MS Outlook в связке с КПК.
Каждый продукт заточен под определенные нужды.
- Проджект - нужен на большие проекты, с большим количеством связанных и взаимосвязанных задач,
- IPI.Manager - для простого управления небольшой группой сотрудников (использовал - продукт хороший, а вот разработчики - засранцы - релизы выпускают раз в полгода)
- Excel - мне кажется неудобным - но это не более чем личное отношение
08 ноября в 19:50:
Если представить что когда-то компьютеров небыло то собственная голова и карандаш - то само что надо.
22 ноября в 18:15:
[…] Excel, где попытался смоделировать проект “Сила Ума”. Управление проектами 31 октября 2006 года Я считаю себя не достаточно […]
12 июля в 04:37:
Относительно мнения о разработчиках IPI полностью согласен с Денисом. Мало того, что их заверения о быстром реагировании и релизах “точно в срок” - блеф, так еще приходится выявлять детские ошибки в их софтине и доказывать, что ты не верблюд, а это их система глючит!